先生蕭星球

最近利用閒暇之餘看了幾本跟極簡主義有關的書，也因此順便手動清理家裡、電腦、筆記本。在這個清空的過程中，除了心曠神怡有整個煥然一新的感覺之外，也因為東西少在一目了然的狀況下，讓我可以更加的專注在物品和空間的使用上。 “透過減去物品主宰生活，而不被物品所主宰“ 這就是極簡主義者想要提倡的一個觀點，換個角度想時間管理如是說： “透過減法主宰任務和時間，而不是被它們所主宰” 目地就是要掌握時間的主導權，找回那些被浪費流逝掉的時間，而不是在有限的時間拼命填滿任務。我引用上禮拜 項目管理在做啥？（十一）讓項目讓項目執行暢行無阻的三個原則 裡面的一句話： “暫緩開始，聚焦完成” 透過黎特爾法則（延伸閱讀： 項目管理在做啥？（三）黎特爾法則 ）就能夠再次證明，要掌握主宰時間是必須透過減法而非加法的方式，才能夠去更有效去運送自己的時間。 這篇文章將分享4個減法極簡主義的法則來讓大家可以再次去找回時間的主導權： 一、找出MIT MIT即是 Most Important Task ，經常被使用在項目、產品開發上面，透過找出重要的事情，讓團隊可以更聚焦在而不會失焦。 也因為資源有限慾望無窮，現實生活一天時間有限，但是想要做的事情很多，卻無法顧及所有的事情： “就必須有所選擇，選擇從最重要的事情開始做起” 那該如何找出MIT呢？當開始一項任務的時候可能茫茫毫無頭緒，不知道該如何做起，這時候我會建議的辦法就是開始列出清單（延伸閱讀： 筆記術（三）如何讓筆記變成具體行動 ），列出一份執行的清單後緊接者就只要將手頭所有的任務進行排序，排序越前面就代表越重要越需要優先處理的任務，也就是MIT。 透過找出MIT，能夠避免讓自己像無頭蒼，明確的讓自己知道什麼時間要做什麼事情。 二、限制MIT 限制MIT就好比項目管理在做啥系列文章中經常提到的 Limit Work In Process（限制再製工作流程） 。 透過限制可以讓我們不會將注意移轉到 “要開始什麼事情” ，而是將注意轉回到 “必須先完成什麼事情” 。 這就是所謂的“暫緩開始，聚焦完成”，可能有10件很重要的事情必須處理，但是我們無法同時處理這10件事情，因此必須分次完

在項目管理當中角色不論是Maker 還是Manager ，共同目標就是要將項目在有限的時間和成本內給完成。項目管理整體好比一個生態鏈，每個鏈結環環相扣存在因果及連動關係，彼此互相消長。再加上具備時效性以及暫時性，所以這過程中 「流動」 就是一個重要的關鍵因素。 「流動」： 是指能夠讓專案在執行的過程中將阻礙專案進行的「問題」、或者是「流程漏洞」、「組織僵化」而造成專案無法順利執行的問題給排除，並讓項目順利執行的狀態。 或許在這大家可能會想提問： “這不是項目經理或Scrum Master的工作嗎？” 但換個角度思考，問題解決的前提必須問題要能夠被發現，而發現問題的源頭往往來自於前端執行人員的反饋，因此執行項目過程中，有時候Maker也是必須要有Manager及Scrum Master的角度和視野存在。 項目團隊也是會隨著項目結案而跟著解散，在這樣靈活的前提下，其實是沒有頭銜之分職位只是用來當作工作分配及分類使用。 有這些基本共識後，就可以將所有重點都專注於， “建立一個專案執行間，讓一切任務可以被順利執行，阻礙和干擾最小的原則” 以下三個原則跟大家分享： 一、建立明確的價值 「價值」： 以客戶角度出發，並且能夠創造客戶利益和優良體驗，因此： “確立明確的客戶價值並且加以落實，是首要原則” 而明確的價值同時也必須要包含 「完成」 以及 「移轉」 這兩個定義 「完成」： 是指要達到客戶價值必須要完成的所有任務，因此就必需討論出必須執行的任務並分配的任務給執行部門，完成定義越清晰明確就越能夠劃分出分工以及提升效率。 「移轉」： 有些任務需要多部門共同協作，任務需要像經過輸送帶一關過一關的過程就是移轉，在任務移轉前必須明確制定出完成定義，防止遺漏任何細節就直接前往下個階段而影響後續的任務進度。 二、築起不被打擾的時間 可以在項目開始時跟團隊一同制定不被打擾的時間，讓每個人可以專注自己手頭任務。過多的會議及太多臨時穿插的討論和會議會造成工作思緒被打斷以及過多的干擾，因此就更因該築起這道保護機制，來保護高效率的工作狀態： 可以嘗試跟團隊溝通並且建立： 每日短暫15分鐘進度會議 制定共同開會

廢話10秒鐘： 一系列的項目管理在做啥來到第十篇。十這個數字總是特別有魔力會讓人想要一次性的來下個總結，顆顆...... 上禮拜 項目管理在做啥？（九）若是不懂的跟進，等於在做白工 。有提到項目管理最主要工作就是 「跟進」 並 「掌握訊息」 和 「有效的傳遞」 。貌似聽起來簡單幾個步驟卻有很多深厚的學問和眉眉角角，同時充斥著許多挑戰以及跨部門的協同合作， （因此我也有源源不絕的題材可以寫XD） 我一路上就從一個從未接觸過項目管理，姻緣際會下而逐步踏上項管的旅途，逐漸擁有實做經驗，並且將心得寫成一系列的項目管理文章，寫到現在也代表我也一路成長到今天，回頭想，覺得自己是幸運的。 這段過程就好像是從-1到0。而這篇文件我想非常適合想要做項目管理，或者是也是跟我一樣是個項目管理的新手，正從初心者邁進菜鳥。希望這第十篇能幫助到每位項目管理初心者。 -----文章正式開始---- 怎樣的項目管理才是合格？我認為真正合格的項目管理者必須要： “能 「梳理出」 各方真正的需求，並使用對的 「語言」 來溝通，就是一位合格的項目管理者” 「梳理出」： 梳理的過程必須要能夠 了解真正的需求 或者是將需求方提出的需求給 任務、分解化 。讓整個需求能夠被理順而不是雜亂無章或者沒有行動提示。（延伸閱讀： 項目管理在做啥？（八）項目管理工作者工作安排的四個準則 ） 「語言」： 語言是指對方聽的懂的語言，站在對方的角度去思考或提問。並不是各說各話，好比IT部門一直對行政部門講程式語言等同鴨子聽雷沒有任何的效率。因此正真項目管理者，是要花時間去了解對方的語言、邏輯、工作風格，才能夠跨部門和協作者完全的融入。（延伸閱讀： 項目管理在做啥？（二）項目管理的翻譯年糕 ） 一、了解每個接受到的需求 項目新手剛開始都無法順利的梳理需求，通常對產業或者工作還不夠熟悉的狀況下大部分都會先「 接受需求 」，也因此項目新手第一堂課就是必須要： “接受需求再逐漸去了解每個需求背後的意義” 幹練的項目管理者能夠將需求抽絲剝繭，提出適合客戶的需求。而這樣的過程必須要透過許多的實戰經驗和觀察，因此要大量的觀察和試錯、了解流程，才能逐漸摸索出掌握需求的敏銳度。 這樣咀嚼、消化訊息的過程就是梳理，就