項目管理在做啥？（十一）讓項目執行暢行無阻的三個原則

在項目管理當中角色不論是Maker 還是Manager ，共同目標就是要將項目在有限的時間和成本內給完成。項目管理整體好比一個生態鏈，每個鏈結環環相扣存在因果及連動關係，彼此互相消長。再加上具備時效性以及暫時性，所以這過程中「流動」就是一個重要的關鍵因素。

「流動」：

是指能夠讓專案在執行的過程中將阻礙專案進行的「問題」、或者是「流程漏洞」、「組織僵化」而造成專案無法順利執行的問題給排除，並讓項目順利執行的狀態。

或許在這大家可能會想提問：

“這不是項目經理或Scrum Master的工作嗎？”

但換個角度思考，問題解決的前提必須問題要能夠被發現，而發現問題的源頭往往來自於前端執行人員的反饋，因此執行項目過程中，有時候Maker也是必須要有Manager及Scrum Master的角度和視野存在。

項目團隊也是會隨著項目結案而跟著解散，在這樣靈活的前提下，其實是沒有頭銜之分職位只是用來當作工作分配及分類使用。

有這些基本共識後，就可以將所有重點都專注於，

“建立一個專案執行間，讓一切任務可以被順利執行，阻礙和干擾最小的原則”

以下三個原則跟大家分享：

一、建立明確的價值

「價值」：

以客戶角度出發，並且能夠創造客戶利益和優良體驗，因此：

“確立明確的客戶價值並且加以落實，是首要原則”

而明確的價值同時也必須要包含「完成」以及「移轉」這兩個定義

「完成」：

是指要達到客戶價值必須要完成的所有任務，因此就必需討論出必須執行的任務並分配的任務給執行部門，完成定義越清晰明確就越能夠劃分出分工以及提升效率。

「移轉」：

有些任務需要多部門共同協作，任務需要像經過輸送帶一關過一關的過程就是移轉，在任務移轉前必須明確制定出完成定義，防止遺漏任何細節就直接前往下個階段而影響後續的任務進度。

二、築起不被打擾的時間

可以在項目開始時跟團隊一同制定不被打擾的時間，讓每個人可以專注自己手頭任務。過多的會議及太多臨時穿插的討論和會議會造成工作思緒被打斷以及過多的干擾，因此就更因該築起這道保護機制，來保護高效率的工作狀態：

可以嘗試跟團隊溝通並且建立：

• 每日短暫15分鐘進度會議
• 制定共同開會時間
• 確認一週哪幾天是沒有會議能夠專注手頭的項目

這樣安排會有個好處：

“確保每位人員可以有一段不被打擾，能夠專注在手頭任務，並且共同快速完成需要被交付的客戶價值”

除了非常緊急以及重要的事情無法避免之外，其實剩下需要會議或者溝通的事項，都可以透過信件或者是隔日會議再提出討論，雖然當面討論雖然是有效率的表現，但打斷別人專注完成任務時刻，就是一件機會成本考量的事情，同時還必須再花時間返回專注的狀態。

三、緩暫開始、聚焦結束

項目管理在做啥？（三）黎特爾法則裡面提及到：

前置時間=在製品/交付速率

因此縮短前置時間（專案完成的時間）就有兩種策略：

• 提升交付速率（效率）
• 減少在製品

而黎特爾最後證明，效率提升是有極限，好比媽媽無法懷胎一個月就生下小孩。所以相對可以將策略移轉到彈性高的在製品上面做限制，減少並限制在製品（Litmit Work In Process）。也因此進一步的我們可以做的事情就是：

“緩暫開始、聚焦結束”

一昧的接受任務，只會造成任務同時啟動進行過多，反而容易讓團隊一直處於手忙腳亂無法專心聚焦在任務，而容易造成交付品質下降，所以正真要聚焦在目前團隊已經啟動的任務上面，將預計完成以及重要的任務給完成，並清空手頭任務，等任務被清空後再繼續開始新的任務和交付價值。

好比交通路口出現擁堵，全部的車都擠在一起，而警察做的正是：

暫緩開始——那邊的車別進來了

聚焦完成——這邊的車快走

結語：

建立明確的價值、築起不被打擾的時間、緩暫開始，聚焦結束。將事情給如期的完成減少任務進行中的阻礙，才能夠讓項目執行中可以順利的往前推進。而做到項目能夠流暢被執行，自然而然就能夠將風險以及出錯的機率降到最低，並讓團隊達到更好的效率。