項目管理在做啥？（三）黎特爾法則
最近開始在研究Trello以及Kanban Method,研讀過程中讀到一個叫利特尓的法則（Little's Law）,利特尓法則是一個探討如何有效縮短生產週期的簡單公式，公式如下：
TH（生產效率）=WIP（存貨數量）/ CT（週期時間）
透過公式如果要提升生產效率，就有兩個策略
1.增加產能
2.縮短時間週期
但是長期分析下來產能增加有限，所以為了達到高的生產率的策略應該是要縮短週期時間也就是減少作業的時間。
此法則大致為這樣，若有興趣可以參考維基百科：利特爾法則研究更詳細的內容。而在研究這個法則的時候，不禁讓我聯想到如果要提升專案執行的品質，勢必就必須要縮短“時間”及“費用”這兩項成本，並且實行控管。剛好時間部分符合該法則要縮短時間週期的概念，因此進而更深入去做一個思考
一位項目管理專員或者經理 該如何透過這個法則來減少項目的時間花費的成本呢？
我的答案如下：
1.限制在流程中的工作（Limit WIP）
2.縮短CT
一、限制在流程中的工作（Limit WIP）
WIP全名為Work in Process ，在公式中稱為存貨數量，套用在工作流程中我這邊喜歡稱WIP為流程中的工作（作業）事項，據我個人的詮釋見解，項目管理其中一個重要的核心價值任務就在於流程跟進。優秀的項目管理者除了要會將項目成任務做分子式的拆解以外，更重要的事情就是要將所有任務組合成一個工作流程，讓所有事項可以如期的去做跟進和執行“項目執行與跟進時本身就必須像是流水一樣的狀態”
所以關於如何拆解任務和分析可以參考項目管理在做啥？關於做項目需具備要那些軟實力？而隨著項目的執行及推進，專案任務和協作會不斷的逐漸累積跟增加，這時候就必須進行有系統的整理和分配，但如果本身任務的收集太多或者是等到工作流程已經呈現塞車的狀態時，才進行有系統整理和分配，可能就會產生新的時間成本，況且這狀態也是實際在執行項目時常會發生的問題。所以我就思考
''如果不是將時間花在有系統或者制度的分配任務跟細節，而是回到本質上去將任務在一開始分配的時候就進行有質量的篩選，用減去方式做初步的篩選，讓所有累積的任務都是有質量而且是受控管的狀態，這樣就可以省去更多的時間成本。 ‘’
因此要達到上述的方法就可以利用Limit WIP 限制流程中的工作來達到這個目標，打個比方，每一項需要被執行的任務就像每一台在馬路上行駛的汽車，而Limit WIP 就像是馬路上面的紅綠燈，負責管控行駛中的車輛以及交通的流暢程度。因此Limit WIP用在項目上就是用來
“評估並限制目前手頭任務的數量”
同時也呼應出長期的去增加自己的任務和產能，最後可能需要更長的時間去整理和維護，反而不是最有效率的方法，所以才需要限制任務數量，目的為的就是
* 減少重複多工的狀況
* 明確梳理出工作的先後順序
同時Limit WIP 也代表著一種工作上減法的概念，透過限制工作的數量來讓我們的工作不會一直的被累積而且最後因為太多的任務而搞混執行的先後順序，另外那些被擋下來的任務可以用筆記或者看板先收集下來，等目前已經達到限制的任務被完成再放進去。
二、縮短CT
CT時間週期我的理解看法為‘’工作的效率以及產能‘’，所以要如何將縮短CT這概念套用在項目管理上？這邊提出三個自己的做法（一）任務細化拆解並確認
（二）強化工作流（enhace work flows）
（三）深度專注（deep focus）
（一）任務細化拆解並確認
可以分享一個近期執行項目遇到的小插曲，最近協助一間公司做財務流程梳理，和對方主管開會後決定請他的下屬做後續的流程問題跟進，然後對方的下屬就將這個問題留到了2個禮拜後我們見面才將問題拋出來詢問？詢問後才發現對方並不了解當下他們主管的意思，所以就想了一陣子無解才過來詢問，其實遇到這狀況並沒有想像中的那樣困難，只要將任務細化拆解後再拿去跟主管做確認就好了。如果當下對任務不夠了解可以立刻提出詢問，或者是利用下一步行動思考的方式來思考，要完成這任務下一步要做什麼以及要完成那幾項任務才可以達到這目標，之後可以再將這些清單拿去做確認。
很多時間時候任務就在等待以及確認的過程中被消磨掉，所以只要能夠快速的將任務拆解並且快速的確認後，這前後就可以省去很多時間，以剛才的狀況如果對方能夠快速的做確認至少可2-3天內就解決，還可以省去10幾天等待的時間。
（二）強化工作流（enhance the work flow)
我經常使用另一個比喻，工作流就好比一個河流，如果工作流越順暢就好像水流經常的流動，水含氧量就會越高然後水質越好，工作流如果越流暢，任務執行就會越順利，工作的效率就會越高，就不會一直產生卡關或者浪費時間的狀況。所以該如何在執行專案的時候讓工作流可以不斷的被強化呢？我的答案就是“「行動」，讓每一個任務都可以不斷的進行和被執行，這樣整個工作流的流動性就會越好”
有時候我們換個角度去想，有時候並不是去製定一個完美的計畫或者是等待一個最好的答案出來才是最有效率解決方法的事情，有時候可能很多事情都在等待或者確認就浪費很多等待的時間成本甚至等待後的結果還不一定最好的結果，反而花下來的時間還更久。
因此有時後行動就是最好的思考，制定好一個計畫以後就馬上放進工作流中去執行找出BUG趕快修改更正繼續再行動，達到更短的開發週期讓專案可以更快速的被推行。
（三）深度專注（Deep Focus）
其實仔細去思考，在專案的執行中到底有多少的時間是被花費在一些瑣碎的雜事以及無意義的開會當中呢？該如何有效的去創造出更優質以及更有效率的專案執行方法以及流程？或者再換個方式去思考其實只要我們可以將手頭上所有重要的任務給列出來以後在做分配，至少就不會一直沒有效率去工作。可以使用Trello或者其他的看板工具結合敏捷開發的方式跟團隊合作。將所有的任務視覺化成看板的模式然後在進階結合Limit WIP和積分卡的方式去做任務管理，然後一起和團隊去製定工作的邏輯和順序。雖然前期必須先花時間去討論以及排序工作的優先循序，但至少任務指定討論好以後就可以讓團隊快速的去做目前最重要的任務執行，而不會變成大家忙了一整天卻只是做一些對專案毫無幫助的事情。
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