時間力(六)-4個極簡主義法則找回時間主導權



最近利用閒暇之餘看了幾本跟極簡主義有關的書,也因此順便手動清理家裡、電腦、筆記本。在這個清空的過程中,除了心曠神怡有整個煥然一新的感覺之外,也因為東西少在一目了然的狀況下,讓我可以更加的專注在物品和空間的使用上。

“透過減去物品主宰生活,而不被物品所主宰“

這就是極簡主義者想要提倡的一個觀點,換個角度想時間管理如是說:

“透過減法主宰任務和時間,而不是被它們所主宰”

目地就是要掌握時間的主導權,找回那些被浪費流逝掉的時間,而不是在有限的時間拼命填滿任務。我引用上禮拜項目管理在做啥?(十一)讓項目讓項目執行暢行無阻的三個原則 裡面的一句話:

“暫緩開始,聚焦完成”

透過黎特爾法則(延伸閱讀:項目管理在做啥?(三)黎特爾法則)就能夠再次證明,要掌握主宰時間是必須透過減法而非加法的方式,才能夠去更有效去運送自己的時間。

這篇文章將分享4個減法極簡主義的法則來讓大家可以再次去找回時間的主導權:


一、找出MIT


MIT即是Most Important Task ,經常被使用在項目、產品開發上面,透過找出重要的事情,讓團隊可以更聚焦在而不會失焦。

也因為資源有限慾望無窮,現實生活一天時間有限,但是想要做的事情很多,卻無法顧及所有的事情:

“就必須有所選擇,選擇從最重要的事情開始做起”

那該如何找出MIT呢?當開始一項任務的時候可能茫茫毫無頭緒,不知道該如何做起,這時候我會建議的辦法就是開始列出清單(延伸閱讀:筆記術(三)如何讓筆記變成具體行動),列出一份執行的清單後緊接者就只要將手頭所有的任務進行排序,排序越前面就代表越重要越需要優先處理的任務,也就是MIT。

透過找出MIT,能夠避免讓自己像無頭蒼,明確的讓自己知道什麼時間要做什麼事情。


二、限制MIT


限制MIT就好比項目管理在做啥系列文章中經常提到的 Limit Work In Process(限制再製工作流程)

透過限制可以讓我們不會將注意移轉到“要開始什麼事情”,而是將注意轉回到“必須先完成什麼事情”

這就是所謂的“暫緩開始,聚焦完成”,可能有10件很重要的事情必須處理,但是我們無法同時處理這10件事情,因此必須分次完成。

據個例子,去銀行辦事,必須要先抽號碼牌,然後等待叫號,再一位一位排隊辦事。這就是限制MIT,一次太多人擠在窗口搶著要辦事,只會造成辦事人員效率低落,忙不過來而已。


三、清除分心的事情


少就是多、Less Is More 極簡經常強調少和簡潔的力量。在時間上除了專注在重要事物、限制處理的事情,確保每天都能夠專注在重要的事情上之外,另外重要的事情就是摒除掉干擾,保持著專注不被打斷的狀態。

現在有很多事情都會導致我們分心,吸引我們的注意力。我認為能夠保持專注的作法就是,專注在自己的MIT上並且將通知關掉阻隔外界的干擾,舉幾個例子:

  • 電子郵件改成每天固定的時間收發,並非經常上線打開去察看。同時關掉桌面通知,避免通知打斷工作狀態。

  • 通訊軟體、電腦和手機的通知一併關閉,通知很容易打斷工作思緒,避免掉即時的回覆而將工作思緒給中斷。

  • 手機關機或者關靜音,會干擾我們的還有聲音所以也建議一起關掉



四、保持著彈性


保持著彈性意思也就是讓自己的行程是不要被塞滿,保持著一些空檔以及留白。這樣做會有兩個好處:

1.有足夠時間給臨時事件做緩衝2.讓大腦保持著適當的疲乏


1.預留足夠緩衝的時間:

計畫趕不上變化,有些事情是無法被預料知道。因此就可以把這些預留的時間拿來當作緩衝、彌補多花費的時間。

2.保持適當的疲乏

大家都知道邊際效用的遞減,所以讓大腦保持著適當的疲乏才可以讓自己不會覺得每天行程很多壓力大,就像吃飯吃個7、8分飽就會覺得舒服,若是吃到9-10分飽就會很不舒服想要吐,因此適當的疲乏,可以保持著自己效率的維持


結語:


以上就是4個結合極簡主義整理出來的時間管理方法,希望可以透過篩選減少干擾我們的雜訊,然後專注再重新找回自己時間的主導權,也希望這些方法可以幫助大家能夠更專注在自己想要做的事情上面。


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