筆記術（三）-如何讓筆記變成具體行動
筆記之於我像是第二顆腦袋，能夠幫我清空大腦，同時能引導我工作上的行動。關於如何透過筆記軟體來清空大腦可以參考：筆記術（二）-清空自己大腦的筆記法這篇文章。而今天這篇文章要跟大家分享如何透過Evernote電子筆記本來引導我行動完成任務的工具。
有沒有相關的經驗，就是每次會將一些主管交代或者開會事項寫在筆記本上面來當作行動的提醒和記憶，之後會在重新整理條列成一份行動清單。
剛開始我使用的筆記法也是將散亂的內容整理成條狀的清單，當作行動的提示，可是這樣的方法經常導致：
- 行動清單累積的事項越來越多
- 花很多時間整理清單
- 在龐大的任務中找不出行動重點
這些事情發生，為什麼會發生這些事情？我認為會造成這樣的事情產生原因就在於：
“沒有一個跟具體的行動提示”
『具體』：在這裡指的是明確的內容，比如今天目標是：「要寫部落格文章」這樣的方式就非常的不明確。明確的表達方式會是：
- 我今天文章要寫500字
- 我今天要先寫大綱
- 文章寫半個小時
像上面舉例一樣，越詳細、越明確更知道要執行的行動內容是什麼。只要行動內容越明確，就能讓行動力增加，也不會導致因為不知道要做什麼事情而最後想很久什麼也沒做這樣的事情發生。
『提示』：提示也是我經常在項目管理在做啥？一系列的文章中提到的「下一步行動」。依照上面的例子，當我寫完文章之後的下一步行動可能是：
- 檢查錯字
- 內文排版
- 部落格發布
- 臉書介紹文字撰寫
同時下一步行動制定的方式，也就是依照「這一件事情完成」的狀態，不斷的排列下去，知道自己的行動提示到完成這一件事情為止。下一步行動的制定可以參考：項目管理在做啥？項目管理者工作安排的四個準則。
同時下面也跟大家介紹我是透過下面步驟來增加任務執行力和行動力：
一、1、3、5工作清單
我在：項目管理在做啥？黎特爾法則，有提到過工作流程限制（ Limited Work In Process ），就如同清單的設立。清單中100個代辦事項比起9個代辦事項，兩者差異會很明顯的感覺到，9個代辦事項清單：
“能夠更加專注在任務本身，而不會被太多的代辦事項給分散行動提示”
1、3、5同時代表著：
- 一件最重要的事情
- 三件次要的事情
- 五件不緊急的小事
透過這種清單排列的邏輯，我可以每日只要專注在9件事情上面，雖然進展慢但是能聚焦於任務同時確保每日都有所前進，不會有斷片。處理循序也依序重要的事情到不緊急的小事，確保每天都能夠有所行動。
二、項目延伸的事件和任務
首先先分開來講述『事件』和『任務』：
『事件』：是完成一個專案或者計畫所需要達成的流程
『任務』：完成事件所需要完成的步驟以及條件
比如說我想要增加閱讀量這個目標，事件就可能有：
- 確認閱讀書籍
- 安排選書
- 時間排程
- 心得筆記
而任務就會依照事件下去做展開做更具體的描述和形容，已確認閱讀書籍這例子來說，我的呈現方式就會是：
確認閱讀書籍：
- 到博客來選出5個想要閱讀的專業知識
- 找出5個自己喜歡的作者
- 選出20本想要閱讀的書
這樣類推來去做延伸，增加自己任務排程的層次以及清晰度，也就是確保執行中能保持著一定的節奏感而不會亂掉腳步
三、定時整理清單
為什麼每天需要定時的整理工作清單？因為每一天工作的內容以及順位都會不斷的改變，所以工作清單也是必須要跟著調整。若是沒有調整工作清單今天要執行的事情，可能跟自己原本的清單內容不一樣，這樣就等於清單也是一份沒有用的工具而已。
定時整理清單可以幫助我們，更有效率的即時更新自己的工作內容，確保自己的工做資訊能夠同步不會漏掉或者不正確。而且定時的整理清單，也可以讓我們腦袋不會需要記憶那麼多事情，可以適當的把腦袋給清空以及解決拖延的問題。 時間力（二）：解決拖延，動手清空是唯一的解答。
四、設立月、週、日目標
目標的設立的功用就在於能夠讓我們不會失去焦點，透過每年的目標，來去分配每一個月想要完成的事件、再將每一個事件分配到每週、每日進行安排以及執行。這樣做可以讓我：
“一直專注在我們想要做的事情，而不會產生我臨時想要做什麼事情而忘掉原本最想要完成的任務“
每個月、週、日目標的設立同時也能夠當我們檢視、反省任務進度。而不會只是一昧的去執行卻沒有檢討以及反思的過程。
在這樣反覆的目標設立中，也能夠讓自己更清楚：
- 什麼是自己真正想做的事情
- 什麼是重要必須優先處理的任務
而不會發生想要半途而廢，或者虎頭蛇尾的事情產生。
小結：
其實筆記術已經來到了第三篇，接下來除了一些簡單的筆記心得分享，接下來也會開始嘗試融入一些Evernote更實際的操作以及運作。若是對其他筆記軟體有興趣的朋友們，也歡迎在下面留言。很樂意嘗試分享使用心得給大家。
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