項目管理在做啥？（八）項目管理者工作安排的四個準則

對項目管理來說時間軸永遠是三方進行，昨日任務衝刺、今日行動策略擬定、明日的工作分配都是很重要的注意環節。也因項目管理者不參與執行只跟進整個流程。就好比軍師一樣，不會投入在戰場的最前線，而是在幕後進行著戰略的制定、沙盤的推演。

“也因此流程的跟進不單單是『執行』，還需包含『預期風險』以及『行動擬定』。”

『預期風險』：是指風險的規避，透過以往經驗及錯誤的教訓而得出的經驗總結，在未來遇到類似的情形能夠利用經驗法則早一步做出避險的規劃。如果對風險規避想了解更多，相關內容可以參考：項目管理在做啥？佛係項目管理入門指南。

『行動擬定』：是未來策略及行動方針的擬定，這個是在我的文章裡面經常提到的『下一步行動』的概念，也就是把計畫的每一步列出來，讓整個行動是有方向，而並非沒有章法節奏。

所以從『預期風險』、『行動擬定』這兩個行動就可以看出，項目管理就不單純的只是當下的任務執行，其實真正項目管理的勝敗關鍵，就在於工作安排，如何不僅僅顧及每個當下的任務執行，還必須有未來行動的擬定安排。

一、將願景轉換成行動

客戶及需求方因為不是實際流程跟進角色，提出需求或者是願景的時候，通常都還只是處在於一個模糊不明確的階段。因此當客戶提出業績要在本季提升30%的時候，身為一個項目管理者，我們就必須要有一個問題意識：

“需要使用什麼行動來達到呢？”

行動方法有：透過增加用戶、透過廣告、透過實體活動等....但首要的工作就是將需要達成目標，將目標轉換成具體的執行方案。

我認為這是一個非常重要的檢視流程，因為項目管理者必需明確的了解需求才進行下一步的行動。用經濟學的角度來說明：

“必須要有需求才會有供給。”

當需求了解越明確，後續的行動就能夠進行的越順利。

二、了解每個行動背後的原因

了解每個行動背後的原因，可以了解每一個行動需要投入的資源以及流程，同時做項目管理通常會面臨許多不擅長的領域以及跨部門合作，所以了解每件事情背後的意義最大的好處就在於，項目跟進時遇到不確定的事情或者情況時：

“能夠透過基本邏輯及前後因果來做出合理判斷。”

這概念就好比每位廚師了解食材的特性後，才有辦法進一步在料理上做更多的調配以及變化。如同項目推進的過程中，事情都會有不停的變卦以及風險產生，所以了解每一個行動的意義，才能在不斷轉變的過程中快速做出適當的決策。

三、具體的行動策略

有了將願景轉化成行動的思考及了解每個行動背後的原因後，接下來更具體的行動就是要擬定策略，依照我的經驗策略的擬定會依照每個組員或者協作部門來做擬定。比如：

1.和開發技術部門協作，就必須要使用敏捷開發或者Scrum來推進2.和設計部門，就需要明確的環繞在用產品與原型開發的角度去溝通3.和行政部門，就要去學會如何較少流程的作業4.和市場部門就必須要有明確的目標導向去協調

這樣類推下來，其實行動策略的擬定是件非常客製化的事情，也是必須做到的事情。因為項目管理者只做流程的跟進，唯有站在協作部門去擬定策略，才能更加明白每個部門的需求並減少溝通和摩擦。然後跟團隊協作相關的方式也可以參考我寫過的：項目管理在做啥？項目管理的翻譯年糕 這篇文章

四、擬定清單並且檢查兩次

清單是我做項目管理一個非常重要的武器，我本身就是一個清單控，同時列出清單也幫助我快速清空任務，我在上禮拜的文章 時間管理：解決拖延，動手清空是唯一解答 這篇文章裡面也有提到如何快速清空行動的方法，有興趣也可以去參考看看。

擬定出第一份清單就像剛畫出草稿一樣，整體的概念一定是呈現在非常粗糙的狀態，所以為了讓整個清單的連貫性以及邏輯性更強，我都會在每次列完清單以後，在完整的看過一次，然後再決定做刪減。

這樣的檢查步驟，可以讓我不斷的去檢視清單的內容合不合理，或者不斷的再做修正，要是沒有時間我就會共享我的工作清單給協作的成員，請大家一起協助核對清單的工作內容，並減少工作的重工

總結：

以上這四個準則就是目前5個月下來做項目管理安排工作我所遵從的準則和方法，其實做項目管理是一個非常包山包海的工作，所以剛開始入門的時候會非常的辛苦，可是就像倒吃甘蔗會越吃越甜，會漸漸的越來越有成就感同時不僅僅是硬實力甚至連軟實力也會大幅的提升，而能提升哪些軟實力也能夠在項目管理在做啥？關於做項目需要具備哪些軟實力 這篇文章了解到。所以說只要再繼續歷練下去一定可以強大到很嚇人XD