项目管理在做啥？（二）項目管理的翻译年糕
新的一年開始勵志要當個稱職的項目管理專員，這幾天讀到一篇文章:7 Essential Project Management Skills for 2018 。 這篇文章大致上整理出做項目需要的基本技能。裡面也有提到“溝通”，看到時不禁頻頻點頭內心不斷吶喊者：「沒有錯，我也是這樣想，完全同意啊！」會這樣餘有心戚戚焉的吶喊是因為最近開始另一個新專案，內容涉及到網路以及空間配置，也因此和和IT、設計、採購部門成立一個小組開始協作。然後也經歷了一些撞牆期，故事懶人包幫大家整理如下：
- 團隊和客戶開會
- 我們覺得客戶是原始人
- 客戶認為我們也是原始人
- 客戶的要求我們黑人問號
- 我們的反饋客戶也覺得一堆黑人問號
- 假裝了解，請項目專員跟進
- 散會回公司
- 團隊有代溝的不斷開會
- 然後團隊吵架、嫌棄彼此、嫌棄客戶、說好不干了
- 團隊回到現實
- 團隊和客戶繼續有代溝的討論
- 團隊和客戶突然吃到翻譯米糕，似乎都懂對方在說啥
- 互相再回馬槍補一句：這麼簡單，早說嘛！
- 開始進入文明的工作時期
依照上述的狀況，當團隊開始有效率的開始溝通，關鍵就在於吃到翻譯米糕這回事，翻譯米糕是卡通多啦A夢裡面一個道具，只要吃了這個米糕以後，就可以立刻解除語言的障礙和所有人溝通。同理而在執行專案的過程中最重要的事情之一就是：
“搞清楚大家在說什麼”
去了解客戶真正想要的東西是什麼，自己的團隊也要有明確的溝通，同時避免造成訊息的傳達不明確，導致客戶提出的東西和我們最後完成的結果不一樣，這樣就會造成很多事情功虧一簣以及時間及資源成本的上升。而在跨部門以及跨領域的協作過程中，最重要的就是要有一個有效率的溝通流程和方法，來去防治客戶跟團隊鬼打牆然後項目主導人被卡在中間動彈不得的狀態發生
一、要和客戶（需求方）不斷的溝通
其實有些專案經理以及專員常常會避免去和客戶溝通，為什麼？因為怕客戶一直更改需求，然後投入時間更改以後，客戶又反悔似乎舊愛最美能不能改回原來的方案就好。大家就是最怕這種客戶和狀況發生，才會每次說要一開就把話講清楚確定下來不要亂改（可是這根本不可能啊！），一開始我也拍，但以前曾經專案執行都沒和老闆密切的回報確認，最後一刻卻被老闆整個打槍然後拼命趕工完成，而最後專案沒做好還被老闆罵的慘痛經驗以後，就將學到的教訓謹記在心：
“要頻繁反覆的和客戶以及自己的團隊做確認”
前期我會很願意花很多時間去跟客戶以及自己的團隊確認是否執行方向以及結果是一致沒有不清楚的地方，然後如果遇到客戶方改需求這樣令人害怕的事情，也會先冷靜想一下然後跟客戶好好的討論和談判兩件事情
- 客戶的時間和花費成本
- 我方團隊和執行成本
項目執行最重要因素就是時間和錢這兩個重點，如果是合理的範圍就是我方團隊必須的服務，如果客戶一直提出不合理的要求或更改呢？換個角度去評估
“提出對團隊不合理的時間和花費成本需求一點也不會不好意思的客戶，本身也不是一個好客戶”
只要肯一直跟客戶確認需求以及攤牌的專案執行者是不會被討厭，認真去分析和談判反而是一個贏得尊敬和專業的機會。
二、了解和被了解
工作的時候觀察到很會溝通的主管以及工作者都會不斷的去確認「了解別人說的話」、「自己說的話被了解」這兩件事情，要如何做到也沒有很困難，就是用自己的觀點重複講一次給對方聽，例如：
「您說的話是不是這個意思或者需要這樣做？」
「我剛才表達的任務換個角度去講是這樣...，有沒有跟剛才您的理解有出入呢？」
擅長溝通的工作者在溝通的時候，都會整理自己的及對方的話用後再用不同觀點拋出去再確認。所以如果組員或者客戶每次都說沒有問題，你會相信嗎？或者是再換個角度問一次比較保險呢？
三、用未來式溝通
未來式溝通就是和團隊及客戶討論“下一步行動”，確認下一步行動的內容、工作順序、時間安排，而不是報告已經完成的事項、安排、任務跟檢討之類的事情，這些過去的事情可以留到最後的檢討會或者是定期總匯報再跟大家回覆，任務的軌跡可以透過協作軟體的歷史紀錄或者紙本會議記錄來追蹤就好，比起每次開會講過去、要檢討的事情，談論下一步行動和計畫似乎來的比較有效率，因為執行專案過程大家最在意的還是時間和金錢
而時間就是金錢，節省多一點的溝通成本同時也是再幫客戶和團隊節省成本，多點效率並簡潔有力節和省時也是變相的再積陰德，真的沒騙你！
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