時間力（二）：解決拖延，動手清空是唯一解答

在上個禮拜的文章項目管理在做啥？佛系項目管理入門指南，有提到佛系這個非常隨緣的詞，然後因為緊接著這幾天爆炸工作行程的狀況下，瞬間有種崇尚佛系人生想要一切隨緣就好，可是現實上根本不可能ORZ

因為代辦的事情仿佛就像生命有機體一樣，只要放著幾天不處理，不僅不會變少還會變多！！一直累積下來心裡就會有一個想要逃避或者不想面對的念頭產生。之後就會繼續視而不見然後放棄。

想要有一個縝密的執行計畫，但還會面臨到計畫趕不上變化。拖延以及不想面對龐大待解決問題的心態還是沒有改變。因此我認為重點不在於精細縝密的計畫安排，而應該是像流水不生苔需要『摒除』不想行動的雜念有『效率』的去執行想做的事情。

『摒除』並不是隔絕外界的一切，而是可以讓我們在對的時間引導我們去做真正該做的事情。也就是需要有一個明確的指引，比如說清單或者是正確的評估方法來協助我們做判斷。

『效率』代表著一種減少時間浪費的方式，掌握住更多破碎的時間，以及保持一個適合自己行動的節奏，來讓每個當下都可以專心的去完成自己期望的進度。

一、評估每個可以利用的時間

我認為動手清空任務前，需要先評估目前能夠利用的時間，

符合什麼時間點適合做什麼事情這一項原則。

如果有2分鐘零碎時間可以運用，就可以拿來想我最近部落格要呈現的大綱，或者拿起手機打開pocket，閱讀我所收集的文章。若有興趣知道pocket的運用可以參考：Pocket，掀起一場閱讀的革命。

評估完每個可利用的時間，我就能將不該做的事情給捨去掉，或者延後處理。比如我就只有2分鐘的時間我就不應該放入需要花費我20分鐘或者1小時以上的任務，因為不僅沒有效率，同時也無法給自己設定一個完成點，讓這段破碎的時間點，是優質且可以達到最好的效能產出也因此：

“評估時間後在行動，可以幫助我們在時間的限制內再制定出一個完成的目標，也就是停損點。等達到這個停損點以後就可以直接將任務告一段落，然後緊接著下一個任務去執行”

二、行動清單1、3、5

1、3、5行動清單代表的意思是：1件重要任務、3件次要任務、5件雜事。整體排列下來就好像一顆子彈，也另稱為子彈清單。我已經使用子彈清單快1年，我的人生規劃、工作進度、項目管理都是使用這個清單形式。而使用子彈清單能夠幫我代來2個好處：

1.進一步篩選代辦事項：

以前我是一位清單控，任何大小事情我都會習慣列出一份清單，清單可以幫助我釐清接下來我要做的每一件事情，可是若沒有限制就會造成大量的任務累積，就好像我在項目管理在做啥？黎特爾法則，裡面提到的limit WIP 一樣，工作流程必須要有限制，而清單也是。在每天只有9件任務的限制下，反而能夠幫助我：

“更進一步思考哪些事情是更重要、更必須去先執行”

2.確保每日都有一小步的行動

雖然每天只執行9件事情，而不是一股作氣的衝刺清空清單的任務，但就好像跑馬拉松，是需要慢慢的跑、並且跑的久堅持下去。所以每天最多專注在9件任務上，能夠保持我的精力，不會讓所有的精力都放在同一個任務或者是清單上面。這樣我就能綽綽有餘的完成A任務以後，還有力氣緊接著去完成B任務，而不會雞蛋放在同一個籃子，一開始就把精力給用光。

三、先清空重要的事情

在做項目管理經常會提到『要事第一』，套用在生活中何嘗不是呢？換角度思考，當手上有幾百項代辦任務要處理的時候，我們就不可能依照清單一件一件處理，而是要有策略性再排序，把最重要的事情排在最優先的部份。

當然我們可以很清楚的知道，重要的事情並不是短期的衝刺就可以完成或者有成果，是需要漸進累積才能有結果。有一句俚語說：「要吃掉一頭大象，就必須一口一口的吃。」

重要的事情必須再分割成更多小任務，再一步一步慢慢的完成。每天只有完成一小部份，但累積下來，也是可以慢慢的把一頭大象給吃掉。而且80/20法則中提到，我們必須先專注在20%重要的事情上面，就能解決80%以上的難題。

總結：

生命是一個累積的過程，希望累積的是人生經歷以及知識見聞而不是代辦清單，而到頭來必須捫心自問自己是否有正視自己拖延習慣。解決拖延習慣就是動手，如果有很多事情等著解決，但是依然沒有頭緒的話，倒不如別再原地哭鬧，先捲起袖子勇敢的邁出第一步，立刻行動清空手上的任務吧！最後再分享一句我最喜歡的話：

“行動就是最好的思考”

一起打倒拖延，成為一位有效率的人吧！