工作分享-執行專案五個工作法

最近在菲律宾展开新工作，職位内容是项目管理专员(project management specialist ),负者公司部門營運專案執行。如果這樣说有點太绕舌的话，我的工作打個比方就好像是脚踏車的鏈條，负责連結齿轮与踏板让整台脚踏车可以顺利的转动前进。大至公司流程和产品统筹、小至公司活动或者部门行政對接支援等。重点会再清楚的了解對營運有哪些制度上的缺口和需要補強的地方後、立即跟部門對應的資源做對接及執行處理。更简单的说明就有點像在補牙齒一樣。

目前虽然一边工作一边学习和适应，但是透过到公司後所接下的第一个专案"建立一个新的財務流程"，並且在对工作不熟悉和部门不太了解，外加主管是一个大忙人的状态下，用一个礼拜的时间完成了第一个专案後，这过程中有一些心得以及工作法可以跟大家分享以及同时给自己自我检讨。

一、確定好眼前的主管要什麼

要做什麼？這件事情是整個專案最重要的起頭，打破砂鍋問到底的精神更為重要。問什麼時候要繳交專案、問有什麼重點要呈現、問有什麼資源可以使用、問什麼時候需要開檢討會議、問有沒有參考資料。主管最有耐心和時間的時候就是剛開始交辦專案，這時的主管會很有耐心的講解專案內容以及訴求。此時是黃金時期擁有免死金牌，主管會當作眼前的你什麼都不懂會特別慈祥有耐心，因此不要錯過這段時機，一次問個夠確定主管想要什麼。而且

問越多問題也能越早釐清整個專案的架構

二、專案進度自己掌握

自己的國家自己救、自己的專案自己掌握進度。天底下沒有主管會熱心到跟大學每學期都將必修課表排好一樣，從頭到尾只會提到有關時間的事情就是截至日期。同時有一件事情是主管沒有告訴你但必須做的事情就是

你要自己跟主管約進度回報的時間

為什麼要跟主管約進度回報時間呢？如果沒有約回報時間呢？就必須祈禱所有事情都是能掌握和結果不會被退回，不然等到截止日期交出成果卻不是主管要的，然後還跟主管回應當初又沒說有什麼問題，相信一定只會換來主管

呵呵，兩字

並且主管眼中拒絕往來戶從此過著不被主管打擾清幽的日子。

三、列出工作清單

工作清單是我工作一個很核心的工具，也是我文章裡面一直提到並且推薦大家使用的工作方法。簡單卻非常實用，一直推薦使用的原因只有一個

清單可以知道自己過去、現在、未來要做什麼

並且反覆的確認清單，同時透過清單也能夠去學習到專案執行中很重要的一個要領就是

找出哪些重要不緊急的事情，哪些不是不重要不緊急的事情

好比今天寫份企劃書，先擬定方向及大綱一定比找參考圖片還要來的重要。前者是一件重要不緊急的事情後者是一件不重要不緊急的事情，透過列出工作清單就能簡單辨別整理出來，可是若清單且搞懂先後順序混著做，執行效率可就會是天差地遠。所以清單是可以提升執行效率的好工具，要好好善用。

四、時間足夠就展開副計畫（side project）

有時我們會被指派到一些瑣碎乏味的工作或部門，並且佔了很大的一部份時間，好比專案執行就是開會、討論、指派、然後再開會討論然後周而復始，很多時候似乎一件專案就在這過程中完成。做久了就會很容易沒了新鮮感，若要獲得新鮮感

須透過執行去觀察有沒有自己感興趣的副案子想做

好比我目前最拿手和有興趣的事情就是建sop組織流程，因此假如今天我執行一項專案，我會在執行的過程中去觀察有沒有相關的組織流程是目前案子或者部門還沒建立，如果剛好有我就會開始利用執行的過程中紀錄相關資訊，並且在結案後利用閒暇時間去展開這項side project 。也因為做自己喜歡的事情相對工作就比較不會乏味，再拉高一個層次來看，做自己擅長喜歡的事就能夠有更多展現自己價值和被看見的機會。

五、准备好备案 (side of plane)

備案是一個可以降低專案執行失敗或者遭遇風險的辦法，也是一種沙盤推演的訓練方法。這過程好比在腦中想像一個SOP流程，想著如果要完成這項專案哪些事情就必須完成，假設有A、B、C三項事情必須完成，就可以逐一推演執行A時會遭遇什麼困難，遇到問題該怎麼解決或者是有什麼備案是可以讓專案往B邁進一直到C染後到最後完成。

換個角色去思考主管是坐在審核的角色去看專案，所以都會以負面無法順利執行的角度去審核整個案子、提出問題。為了要讓專案能順利執行不會反覆修改卡關，備案的推演就能夠在這時候發揮功效，同時也是能說服眼前主管最有力的資訊。因此備案可以

提供專案更全面架構以及降低執行成本

所以當我們執行專案過程中一定要隨時準備好專案，來對付應變整個專案

以上心得是我在新工作執行完第一個專案的一些心得，未來我希望定期每個月分享目前工作的心得和觀點，如果大家真的覺得喜歡或者想要知道關於專案執行哪些方面的觀點都歡迎在我的臉書上或者部落格地下留言喔～