項目管理在做啥？（四）项目的帕金森鸡毛蒜皮定律

這個禮拜完成手頭上個項目以後，又繼續進行下一個項目。我目前手頭上有兩個很有趣的項目正在執行，一個是解決合作公司急速擴編需要更換好幾倍辦公室的搬遷、網路配置和內勤行政的整體規劃，另一個項目是要制定本身公司內部全新的員工手冊的內容，希望是可以提供出一本簡易但是卻能五臟俱全的全新員工手冊。這兩個項目我都非常有挑戰性，前者必須在2個月內就必須完成新辦公室的運營和使用，比正常搬遷程序的作業還要快上2倍的時間，後者為本身公司也因為不斷擴編，想透過一個軟性做法，來減少人事及行政溝通和作業，並開始去建立全新的辦公室文化，概念也非常的新，而且我的主管願意讓我做整體內容的主導，也因此接下這個任務。

對於一位項目專員而言，非常的讓我躍躍欲試地方在於，能不斷的去和不同部門及團隊做共同協作，進而對公司及產品可以有更全面和整體的了解及成長。所以跟合作公司的負責人以及手冊協作團員開會時，我本是期待能碰撞出更多的點子以及挑戰。

但在跟合作公司負責人討論時，負責人竟然先問我辦公室能不能不要放太多植物和放哪些植物比較好呢？以及和內部資深成員討論手冊時卻不斷的跟我說行政和人事之間的小摩擦...

等等，發生什麼事情？

辦公室搬遷應該將重點放在如何銜接所有後續內勤，達到最少作業時間，而內部手冊應該是先決議使用者故事和故事卡評分判斷跟整體大綱才對啊？怎麼只跟我討論這麼簡單的事情，而且還花了不少時間糾結在這一塊上面。

等等，發生什麼事情？（第二次吶喊）

時間回到1956年，學者帕金森發現一個現象，反應熔爐公司的員工員工可以為了一個價值350英鎊的自行車棚，每個人奉獻自己的意見並且全力投入，沸沸揚揚的討論45分鐘得出能再節省50英鎊的方案，但卻不會等比例的投入更多的心力，在技術層面以及重要性跟高的反應熔爐興建事情上，這樣重大的議題，反而沒有太多意見聲音，提出意見也沒有太多反饋的狀況下，2分鐘就結束了會議。

但換個角度去思考，這也難怪，就像每次立下要減肥的誓言去了健身房幾天后，就放棄回到原本的正常生活，再職場也是一樣，往往在專案起頭設立好遠大的目標，準備開始第一步的實踐時卻不知道該如何進行，因此就先迴避掉重要的事情先找一些比較簡單的事請先解決。此時也就能理解為什們員工會那麼投入在自行車棚的議題上面而不是反應熔爐如果對這項議題還有跟更多的興趣，可以到維基百科再做更詳細的了解。


所以打回正題，如果當下次開會的時候有人不斷告訴你辦公室不能放太多植物，或者抱怨同事間的小摩擦時，該怎麼辦呢？

這邊可以提供幾個建議：

一、集中註意力仔細聆聽

如果自己本身是專案的負責人，很重要的任務就是聆聽，大部分的專案執行時都花很多時間再溝通上面，而聆聽也是溝通中很重要的一個環節。雖然會對這些瑣碎的事物感覺到有點不耐煩，而某種程度上也可以選擇打槍對方，但考量到直接打槍會再花更多的時間去溝通的話。那其實還不如扮演一個優秀的傾聽角色，聆聽對方的想法(雖然不是太重要)，幫別人挑挑植物以及跟同事一起碎嘴別人，先把一種你是站在我這邊的小確性感給建立起來。

二、順應對方

如果已經下定決心當一位優秀的傾聽者，那就不能夠只做一半，此時我們還必須當一位治療師，幫對方開始想什麼植物最適合辦公室美化，要建議同時如何對付一些職場的小人。反觀這狀況，對方並不是不想認真討論那些重要的事情以及任務，只是面對眼前偉大的目標可能有股不太想去面對，於是先找一個比較不重要的事件來當個避風港逃避一下。所以遇到這狀況的當下，千萬不要沒有耐心，切記一個口訣

耐心第一

三、設下專案最短的時間點

誰都想要大展身手表現一番，無奈很多的專案都是從雞毛蒜皮的小事情開始，所以就要用最少的時間趕快去把這些小事給解決掉，工商社會時間寶貴，就是盡快解決這件雜事，然後峰迴路轉的一句話提醒一下大家，該回去面對現實囉～

四、將任務帶回到正事上

作為項目管理者有個重要的技能就是主導項目回到正軌，任務整合以及主導排序，是項目非常重要核心技能。如同穿插必須解決大家的雜事跟瑣事。但別花太多時間在這些不緊急也不重要的事情上面，要適時的去提醒大家該把重心拉回到正事上面，沒有人想要眼看時間快截止卻沒有做太多重要的事情，必要時必須扮起黑臉，但還是要面帶微笑語氣溫柔堅定的再三叮鈴大家不要再花時間討論植物或者一些沒有打緊的小八卦囉！

結語：

如果有機會嘗試一個新專案，可是卻發現大家怎麼都在討論一些雞毛蒜皮的小事，先別太生氣或者感覺到被冷漠，先心平氣和的坐下來和大家一起討論，然後告訴大家基於帕金森雞毛蒜皮定律，待會就先不討論正事先來討論個停車棚搭建的議題，如何？