先生蕭星球

做好時間管理一個首要法則就是： 「Do the  right thing right . 」 就是要做對的事情，是我這系列時間力文章裡面不斷提到的核心概念。「對的事情」簡單來說就是要事第一， 要做對的事情，就必須要有所選擇、篩選的條件以及準則 ，把容易導致拖延或者是影響任務推進的阻礙給去除。這樣我們才能專注在我們認為重要並且想要做的事情上面。 我很喜歡使用這個比喻，假如同時有100件事情等待著處理，不可能沒有經過篩選就一窩蜂栽進去一件一件處理，甚至換個角度去想： 難道沒有刪除的選項嗎，或者是拒絕的可能嗎？ 『刪除』和『拒絕』的意思，並不是去除所有的事情， 而是評估手頭工作優先順序後所做的取捨，將阻礙重要、對的事情的任務給去刪除或者提前拒絕，避免我們的工作節奏被擾亂。 我們有太多想要做的事情，卻經常會有種時間不夠用的經驗發生。但其實那都只是一種的錯覺，因為大部分我們都不會意識到自己所做的事情或者時間分配，所以必須透過一些基準在安排任務前先進行評估，然後將阻礙我們的事情說『不』！下面提供3個必須說不的情況： 一、臨時的邀約或者局 問要不要去飯局、或者休閒娛樂的邀請。這種經常臨時的邀約很容易打亂行程，也可能參與就是半天或整天，這種臨時的邀約我通常都當下就會統一先回覆： 「我核對一下自己的行事曆再回覆。」 這樣的回覆並不是顯示自己很忙，而是代表重視自己的時間。因為重視和審視自己的時間，所以才不會輕易的就答應別人或者是隨意安排，而且這樣做也有兩個好處 1.行程不會被打亂 有些年度計畫以及任務，事實上是需要長期的執行以及分配，相對會被安排在自己每週或或者每月的某段時間內被執行以及安排，所以退去臨時的邀約是能夠確保這些重要的任務可以不被更改。 2.有充裕的時間可以留給重要的事情 少了臨時的邀約，通常就可以確保留給自己的時間。就可以有更多的時間專注在重要的事情上，並增加時間分配的質量，讓重要的事情可以有更多調整和檢視的環節加入。 二、零碎時間卻沒有規劃 大部分我們會擁有很多零碎的時間，但千萬不要沒有規劃安排。我在： 從五個零碎片段中再度找回工作主導權 文章裡面有提到，其實零碎的時間利用起來也是可以積少成多，假如一天能利用3個20分鐘左右

對項目管理來說時間軸永遠是三方進行，昨日任務衝刺、今日行動策略擬定、明日的工作分配都是很重要的注意環節。也因項目管理者不參與執行只跟進整個流程。就好比軍師一樣，不會投入在戰場的最前線，而是在幕後進行著戰略的制定、沙盤的推演。 “也因此流程的跟進不單單是『執行』，還需包含『預期風險』以及『行動擬定』。” 『預期風險』：是指風險的規避，透過以往經驗及錯誤的教訓而得出的經驗總結，在未來遇到類似的情形能夠利用經驗法則早一步做出避險的規劃。如果對風險規避想了解更多，相關內容可以參考： 項目管理在做啥？佛係項目管理入門指南 。 『行動擬定』：是未來策略及行動方針的擬定，這個是在我的文章裡面經常提到的『 下一步行動 』的概念，也就是把計畫的每一步列出來，讓整個行動是有方向，而並非沒有章法節奏。 所以從『預期風險』、『行動擬定』這兩個行動就可以看出，項目管理就不單純的只是當下的任務執行，其實真正項目管理的勝敗關鍵，就在於工作安排，如何不僅僅顧及每個當下的任務執行，還必須有未來行動的擬定安排。 一、將願景轉換成行動 客戶及需求方因為不是實際流程跟進角色，提出需求或者是願景的時候，通常都還只是處在於一個模糊不明確的階段。因此當客戶提出業績要在本季提升30%的時候，身為一個項目管理者，我們就必須要有一個問題意識： “需要使用什麼行動來達到呢？” 行動方法有：透過增加用戶、透過廣告、透過實體活動等....但首要的工作就是將需要達成目標，將目標轉換成具體的執行方案。 我認為這是一個非常重要的檢視流程，因為項目管理者必需 明確的了解需求 才進行下一步的行動。用經濟學的角度來說明： “必須要有需求才會有供給。” 當需求了解越明確，後續的行動就能夠進行的越順利。 二、了解每個行動背後的原因 了解每個行動背後的原因，可以了解每一個行動需要投入的資源以及流程，同時做項目管理通常會面臨許多不擅長的領域以及跨部門合作，所以了解每件事情背後的意義最大的好處就在於，項目跟進時遇到不確定的事情或者情況時： “能夠透過基本邏輯及前後因果來做出合理判斷。” 這概念就好比每位廚師了解食材的特性後，才有辦法進一步在料理上做更多的調配以及變化。如同項目推進的過程中，事情都會有不停的

在上個禮拜的文章 項目管理在做啥？佛系項目管理入門指南 ，有提到佛系這個非常隨緣的詞，然後因為緊接著這幾天爆炸工作行程的狀況下，瞬間有種崇尚佛系人生想要一切隨緣就好，可是現實上根本不可能ORZ 因為代辦的事情仿佛就像生命有機體一樣，只要放著幾天不處理，不僅不會變少還會變多！！一直累積下來心裡就會有一個想要逃避或者不想面對的念頭產生。之後就會繼續視而不見然後放棄。 想要有一個縝密的執行計畫，但還會面臨到計畫趕不上變化。拖延以及不想面對龐大待解決問題的心態還是沒有改變。因此我認為重點不在於精細縝密的計畫安排，而應該是像 流水不生苔需要『摒除』不想行動的雜念有『效率』的去執行想做的事情。 『摒除』並不是隔絕外界的一切，而是可以讓我們在 對的時間引導我們去做真正該做的事情 。 也就是 需要有一個明確的指引，比如說清單或者是正確的評估方法來協助我們做判斷。 『效率』代表著一種 減少時間浪費的方式 ，掌握住更多破碎的時間，以及保持一個適合自己行動的節奏，來讓每個當下都可以專心的去完成自己期望的進度。 一、評估每個可以利用的時間 我認為動手清空任務前，需要先評估目前能夠利用的時間， 符合什麼時間點適合做什麼事情這一項原則。 如果有2分鐘零碎時間可以運用，就可以拿來想我最近部落格要呈現的大綱，或者拿起手機打開pocket，閱讀我所收集的文章。若有興趣知道pocket的運用可以參考： Pocket，掀起一場閱讀的革命 。 評估完每個可利用的時間，我就能將不該做的事情給捨去掉，或者延後處理。比如我就只有2分鐘的時間我就不應該放入需要花費我20分鐘或者1小時以上的任務，因為不僅沒有效率，同時也無法給自己設定一個完成點，讓這段破碎的時間點，是優質且可以達到最好的效能產出也因此： “評估時間後在行動，可以幫助我們在時間的限制內再制定出一個完成的目標，也就是停損點。等達到這個停損點以後就可以直接將任務告一段落，然後緊接著下一個任務去執行” 二、行動清單1、3、5 1、3、5行動清單代表的意思是：1件重要任務、3件次要任務、5件雜事。整體排列下來就好像一顆子彈，也另稱為子彈清單。我已經使用子彈清單快1年，我的人生規劃、工作進度、項目管理都是使用這個清單形式。而使用子彈清單能夠幫我代來2個好處：

最近「佛係」這個詞非常的紅，也是聽朋友講起這個詞才知道（似乎開始跟時代脫節了XD）。好奇之下就跑去網路上查了資料，「佛係」這個詞的定義是指一種『有目的放下生活的態度和方式。』 之後還衍生出放下糾結和世俗，一切隨緣分，只要有緣一切就會水到成渠順其自然。然後有一天我就在我們HR辦公室前面貼到一個佛係的海報，寫著：「不算績效、不算考勤、不招募；只要有緣績效就會好、考勤就會符合、人員就會招募到。」真的有夠XD 於是當下我就在想也要來寫一篇佛係的項目管理文章，但不會是那麼的隨緣：「不敢進度、不激活團隊、不看預算」這些七七八八等著被人揍飛的事情。XD 好！認真一點，該如何做項目做到「放下」的境界？如何做項目不會每一天提心弔膽呢？怎麼樣才可以放下過多的煩惱然後專注在重要的事情上呢？這是我對於如何做到佛係項目管理的切入觀點，我在一系列項目管理文章裡面都有提到做項目執行時最重要的兩件事情 1.金錢 2.時間 如何在有限的時間裡面完成符合預算的項目，這是每個項目管理者不斷追趕的目標，而要能順利穩定達到目標，背後仰賴的一個方式就是 “項目的風險控管和預防” 白話文的講法就是不要出包、以及時間一拖再拖然後還導致多花錢的結果產生。這次的文章就會提供三個我的觀點以及實際經驗給大家參考 一、了解執行的流程 了解執行流程，就好比是讀一個產品的使用說明書一樣 ，若我們新買一個產品在沒有看使用說明書就使用的狀況下，可能就會花很時間在摸索。所以充分了解任務開始到結束需要歷經的流程，就像是去讀完整使用說明書一樣，而這可以幫助項目執行的時候： 1.評估出整體執行時間 2.預留緩衝時段 項目執行必須避免的事情就是拖延 ，客戶的地雷就是項目被延期，就算有再合理的狀況發生，只要延期客戶就一定會不爽。所以要避免這風險必須提早先給客戶一個整體執行時間，同時包含正常執行時間再加上可能因為意外而造成延遲需要處理的時間。 提供時間給客戶如同幫客戶打預防針，避免項目延遲客戶會大發雷霆或者瘋狂施壓的狀況產生。 二、項目啟動時多做監控 以前大學舉辦活動時候，過來人都會交代活動進場是最混亂的時候，所以需要有一個督導來監督整個活動並且指揮調整。同樣道理，所有項目執行不論大項目或者小項目，大到例如開發實際測試、小到