從五個零碎片段中再度找回工作的主導權

工作越久越會覺得時間不夠用，所要執行的專案和行政事項會增加，時間會被分割、分配的部份越少。如果把時間想成是一個蛋糕，要分給越多人吃必須切越多等份，最後每個人能分配到的部份就會越少。就像工作一天下來要去執行一項專案、修改一份計畫書、完成主管交代事項、下午還有一場重要的會議要開，工作的清單就會不斷增加和累積。

在這麼多工作當中，我們該如何找回工作的主導權呢？

工作的主導權就是能夠掌握正真重要的任務，讓最重要的專案和任務可以不斷被持續進行，而不被其他雜事給打斷以及干擾。所以在工作中只要擁有越多專心不被打斷的時間去執行重要的任務，這就能夠擁有越多工作的主導權，確保重要的任務不會被打斷，或者被一大堆雜事給分心。

這些雜事是有方法被分配、收集起來然後利用一些工作上零碎的時間去完成，因為並非所有的雜事再接收到的當下就必須馬上去執行。把一些不重要的事情往後遞延有時候會意外的發現反而效率和產值都提高了，因為：

專案的執行在於有多少的產值，不在於完成了多少的任務

所以以下五個零碎的時間可以善加的利用，挪來完成一些可以遞延待辦的雜事。

一、通勤的時間

通勤以及上班搭電梯的時間可以用來收信件、回覆群組留言、或者是檢視一下今日的工作清單、甚至短短的時間也可以整理一下筆記然後釐清工作的內容和順序。時間雖然短暫或者有一點急迫，但給自己一個完成任務的時間壓力，也能夠提升工作的效率。例如：搭電梯時列出3項進辦公要完成的任務、或者搭車的時候用手機把信件匣清空。目的就是為了

進辦公室後就能火力全開曲先完成重要的任務，而不是雜事

二、吃飯以及下班的前10分鐘

吃飯以及下班的前的時間是辦公室平時比較輕鬆的時刻，這時候我會用來做一些工作清單上面像是電話聯絡、收信、或者利用一些時間把早上收集的任務再度打開來回顧，以免漏掉主管交代的事項(如果對於新鮮人該如何改善工作效率有興趣的話，也可以參考我寫的這篇：三項給剛出社會或剛到部新鮮人的工作技法)

三、開會等待的時間

開會如果有提早到現場通常都會有10-20分鐘的等待時間，這段時間可以利用來處理一些像是文件的校閱、或者是專案內容的修改、或者是一些即將舉辦的活動清單的發想，比較花時間的事情就可以利用這段時間來填滿，讓尚未進行或者中斷的任務在這段時間內可以有進度，因為不管如何都比坐著滑手機還要好。

四、工作完成告一段落

當一項專案告一段落以及進行結案的動作時，我會利用進行下段任務的一點時間來進行專案內容的整理，將一些未來會再使用到的文件或者範本保存起來，檔案進行歸檔、將之前紀錄的筆記內容製作成一段小總結和注意的事項可以在檢討會時提出。這方法可以幫助我等到下次要使用的時候就不用在度去找尋資料，就不會遇到要使用時卻的花時間先整理找尋資料，直接就能依照上次的筆記內容和參考資料，開始專案的執行。讓一個小步驟的動作，來幫我們省去未來整理要花的大把時間。

五、茶水

茶水和點心時間是一個很好交換信息的時間，甚至任務的委派或者是工作上幫助的請求，這段時間都很適合，也不用擔心說工作中突然被打斷或者是還要花時間陪同事交關的問題。

結語

以上這5個小方法可以幫助我在工作上去釐清什麼是重要的事情，也就是要先做好對的事情，再去思考如何把事情給做完、做好。同時我們的一天就只有24小時，在我的實行經驗下來，這些零碎的時間點安排這些瑣碎的任務，可以讓我有更多的精神和專注力去完成重要的事情，同時也不會白忙一場。因為最尷尬的事情就是辦公室忙了一整天，主管問起卻答不出做了什麼或者都是些無關緊要的事情，有多尷尬就不用再解釋了。另外在找回工作時間的主導權後，也讓我在執行多項專案是比較不會混雜或搞錯，然後更多專案的執行的工作方法，以後會慢慢的陸續po上來跟大家分享。如果有不錯的方法，也歡迎在下面留言交流。