項目管理在做啥？（十四）有邏輯的思考和表達背後的訣竅

如果今天主管要求員工去接受一個項目和企劃案並且提出了一連串問題，「這個項目可以幫客戶解決什麼問題」、「預期達到哪些效應和成效有哪些？」、「預計執行的方法和時間？」。

當主管開始一連串的丟出一大堆問題時，心裡可能就會想應該要如何才能招架的住？或者是害怕自己能不能勝任這項任務。若是緊接著主管還要求幾天後就需要先整理成一份立項目報告，那麼因該要怎樣表達才會有邏輯以及清楚的讓別人知道自己的想法和要做什麼？

別擔心，不要因為沒有接受過任何邏輯或者表達訓練而就覺得自己做不到，我出社會的第一份工作是行銷企劃助理，在剛開始報告的時候也經常犯了一大堆表達上的錯誤，常常會議中一直說：

我覺得是    ....

大概是如此吧！

以我的經驗判斷....

應該是....

結果就是被老闆唸的很慘甚至當場被噹說講話沒邏輯，但是別沮喪，因為有邏輯的去表達一件事情並不是天生就可以做到或者與生俱來的能力。而是需要透過不斷的練習以及嘗試才可以逐漸表達出自己想要表達的內容，自己也是透過大量的練習和透過一些方法才漸漸抓到眉角，甚至自己還應徵上項目管理的工作並每天都要有邏輯的去工作，也因此就算沒有經驗也代表不用害怕，只要透過一些方式去練習就一定能夠改變而更好。

本週文章就要來跟大家分享我如何透過一些方法，來將要表達的內容包裝的更詳細和有邏輯，並運用在自己的工作中。

一、先想好主張或結論

為什麼我們講出來的話會覺得沒有章法或者前後呼應呢？原因就在於內容背後沒有一個觀點以及結論去支撐，就好像蓋房子如果沒有先架設好鋼筋和打地基就直接灌水泥一直往上面蓋，這樣蓋起來的房子一定不會堅固並可能容易垮掉或者架構歪掉。也因此在表達前可以先嘗試先想好結論活著下個總結：

"就好像先把房子的地基以及架構給弄好，讓自己的觀點不容易產生偏移和沒有章法"

換句話來講就是先找出一個答案和要闡述的目的，然後接下來的闡述不管如何，最終的方向就是要朝著自己的答案前進，就算有時候一不小心把主題給講偏也可以趕快修正回來。找出自己的主張就好像旅行中天上那顆北極星，不管如何都會有一標的物可以明確的指向北方，讓我們搞清楚東西南北，而不會混淆方向。

二、講出的每句話都先先問自己為什麼

當有了問題的答案，接下來就必須要讓自己答案有足夠的證明，證明的方式就是透過自問自答的方式不斷詢問自己為什麼（延伸閱讀：項目管理在做啥？(九)若是不懂跟進，等於在做白工）

繼續用蓋房子當例子，問自己為什麼就好像是要幫房子決定怎樣的設計以及呈現風格，這樣才可以讓房子有了地基緊接著又能夠清楚的知道自己房子的外表和設計風格。

同時在跟別人表達闡述時，拋出為什麼也是一個很好用的方法，為什麼不單單只是用在提問的時候，當我們表達過程中講出為什麼這麼做、這麼思考的理由時，也代表像別人去解釋一個申論題，然後透過自己切入和發現的觀點去說服對方，讓別人接受明瞭自己的想法。

三、歸納成幾個理由

當有了結論以及知道要做什麼以後，再來就是歸納出幾個重點，重點的歸納不在於多，而是在於能夠讓接收訊息的人不會產生失焦的狀態，就好比去避免聽眾聽到後來反而不知道重點在哪裡或者是因為大多事情反而無法抓到一個主軸的狀況產生。因為：

“訊息的傳遞上，少就是多”

告訴別人3個訊息一定比告訴10個訊息還要來的容易讓人吸收，所以在下總結或是匯總的時候可以嘗試的將訊息濃縮或者精簡後傳遞，這樣不僅能夠讓別人好接收資訊，同時也可以讓自己再度重新整理自己的思緒以及想法，另外也能夠讓自己在闡述的過程中讓論點能夠更有層次以及讓聽的人感受上更加鮮明。

結語：

以上就是我自己平常的一些小方法，其實這樣的練習過程就好像以前寫作文時，寫完草稿後接下來去嘗試如何潤飾文章和內容。我認為生活中講話有邏輯以及條理的朋友都並非是天生，反而都是透過大量的練習以及努力才有的成果，若有興趣可以嘗試看看我的方法，或者是大家有更好或者推薦的其他方法，也歡迎在下方留言給我。