項目管理在做啥？（九）若是不懂的跟進，等於在做白工

最近展開兩個新副本，開始寫筆記術、時間力這兩個主題，也就相對把項目管理這主題的比重給分攤掉。也因為要寫的主題多了兩個，反而要收集的事情、消化的資訊變多。也同時不斷提醒自己要把握項目管理兩個很重要的基礎，「訊息的掌握」及「有效的傳遞」。

經常立完項目緊接著WBS工作拆解分配後，剩下就是必須透過項目管理者去「跟進」讓項目可以順利的結案。而這過程「訊息的掌握」、「有效的傳遞」就是讓項目得以順利「跟進」重要的要素。

「訊息的掌握」：對於做項目掌握越多跟項目有關的訊息，對項目了解就會越清晰。重要性自然就不言而諭。因為上下級雙方之間的訊息不對稱，是容易導致項目跟進的阻礙、及訊息的誤差而導致重工，為了防止這些事情發生，就必須要去掌握項目的訊息。

「有效的傳遞」：另一項經常被忽略的事情就是有效的傳遞、避免無效率的溝通。我曾在項目管理在做啥？（五）哪些事情會議中不用提起 ，裡面就有提到該如何將說出口的話能夠清楚明瞭、被知道、並且轉化成行動，才算是有效率的傳遞，若是訊息只是口頭上的告知，卻沒有任何行動，等同於只是做白工，而喪失溝通的意義。

同時也因為「訊息的掌握」、「有效的傳遞」才能夠不斷的減少溝通、執行的成本，並將這些節省下來的時間，再投入到後續的項目的修正、及最後衝刺。讓整個項目推進的過程中，能夠保持最高效率並同時把事情給完成。

一、溝通是而額外的事情嗎？

做項目最重要的一個能力就是溝通，必須要透過不斷的溝通才能獲取更多的「情報」。

「情報」：就是指跟整個項目有關聯的訊息。當能夠掌握的信息量越多，就代表能夠去找尋以及分配的資源越多。

如果今天身為一位項目的跟進、負責人，難免不了的事情就是頻繁、大量的溝通，因此溝通這件事情是必然，不會是額外的事情。所以下一步要繼續思考的事情就是：

“該如何有效率的進行溝通？”

這過程中最有效率的作法就是找出有「利害關係團隊」以及「關鍵人物」，好比「一串肉粽」找到最有影響力及決策力的人物不僅可以節省時間，同時也好比抓住肉粽的繩頭，就可以一次連動拉起一大串肉粽。不僅節省時間、也節省效率。例如需要做決策的問題就可以直接找部門主管溝通、或行上問題請教就可以找比較資深人員、而不必花在很多時間打聽或者揣測別人的想法，直接找到對的切入點、迅速解決。

二、想像自己是一位不需要動手的助理

好的助理必須具備強大的執行能力，而做項目管理就好比一位不用動手的助理，需要將任務以及工作目標不斷的傳達給執行者。我在項目管理在做啥？（八）項目管理工作安排的四個準則以及項目管理在做啥？入門項目管理。我的三個月工作心得裡面都有提到：

“項目管理者只在於任務的跟進，並非執行”

項目管理的角色只會屬於整個流程但不屬於任何的執行細節，再取得夠多的資訊和情報後，就必須開始讓眾多的事情可以被確實的落實以及執行。

“也就是跟進的過程中，確保訊息是有效的被傳遞”

「訊息有效的被傳遞」必須依賴著不斷的溝通以及執行後檢視和確認，才能夠夠去驗證訊息是否有效的被傳出去以及成功的落實。同時透過不斷的去檢視也能夠確保工作不會在最後一刻不斷的出包。

三、掌握”跟進”主導權

項目的主導者必須要非常主動去掌握主導權。而要達到這目可以透過下面3個方法。

「有效率的傳遞」：

訊息該如何有效的被傳遞？就是透過明確、具體的數字和表達方式。比如：

XX部門將在下個禮拜某一天的什麼時間，進行一次N小時的系統測試回覆。

將「明確的時間」和「任務內容」清楚表達出去就是一種有效率的傳遞，同時也要再思考去思考，內容才傳達該如何讓別人不用再多問一次，利用這樣的角度去思考就可以不斷透過聯繫讓訊息可以更有效率的被傳遞。

「確認」：

確認事情就是和別人確認事情，目的就是要讓事情有下一步的進展。所以技巧就在於給予對方封閉式的選項，一開始就先給出框架讓溝通範圍縮小，舉例如下：

根據昨天討論結果有：

-結果A

-結果B

可以選擇的方案以下：

-方案A

-方案B

因為確認這過程並非是在討論，因此要讓決策方可以做決策越簡單越好。

「回報」：

另外有好的回報機制，能夠帶來不會重複確認、重複工作的事情發生。回報的時間點只要在任務確認後：

-執行前確認一次

-執行後在回覆一次

就可以讓整個流程在任何節點提醒大家開始以及結束，通常由項目跟進者做總結以及統一回覆就好，這樣就可以減少許多的溝通成本。

結語：

項目跟進這件事情對項目管理者來說，其實就好像個人修為培養的過程。每個溝通、確認的細節都必須慢慢的累積和學習，也因此這部分就必須靠著大量實戰累積出經驗，並培養出個人風格和做事效率。最後項目管理的文章，也寫了好幾篇，接下來我會將這些文章做一些編碼整理並陸續介紹更多的項目管理的軟件操作以及工作術來分享給大家。若對項目管理相關問題有興趣或者任何問題都歡迎留言給我喔！