項目管理在做啥？（六）入門項目管理，我的三個月工作心得

去年2017年的12月結束上一份行政工作，並在2018年1月來到菲律賓馬卡蒂，開始進入項目管理職位的工作。也就一邊工一邊做一點記錄，開始寫起了項目管理這主題的文章，然後累積到現在也寫了5篇文章的。也覺得這個崗位變化性很高，不像一般的後勤行政一樣會需要重複很多例行的公事。

對於一個項目管理崗位的人來說，就好像在玩一個RPG遊戲。只有在遊戲剛開始的時候會給予一些基本設定，剩下沿途展開碰到的人、事、物，都會隨著時間和專案的推進產生出不一樣的模式和另外全新的副本。而唯一偷吃步的地方在於，項目管理是結果導向，已經有很明確的結局和破關的條件。只剩下中間的過程，必須像在未知的地圖上自行摸索然後朝著遊戲的終點邁進。因此項目管理就必須

“靈活的運用資源，掌握整個任務”

這裡有三個關鍵字【靈活】、【資源】、【掌握】

所謂【靈活】並不是快速去完成任務，而是要依照事情的輕、重、急、緩下去做任務優先權重的排列以及調度，也就是要事第一。

所謂【資源】是要依照每次項目所分配到的資源去做最大化效益，好比做一份行銷企劃案，今天團隊就只有寫手及插畫設計，那就只能透過平面設計方式來傳達，而不是想辦法去做一部行銷影片。

所謂【掌握】並不是控制，而是去掌握方向和風險這兩個部分，並且盡可能去規避風險以及完成任務，並且在狀況發生的當下快速的縮小範圍去處理。

也就在這樣的關鍵和前提下，可以透過這些關鍵方法更加快速的入門項目管理這一項工作，而不會一直落拍子，並達到項目管理的重要核心『在合理的預測範圍內，達到預期目標』

一、要使用對的方法執行

在項目管理上經常要臨時並且快速做決策，這時候處理的方式重點就不在於那一種是最好的，而在於哪一種方法能最快速的切入痛點，並解決問題。因此可以使用條列方式以及前因後果的邏輯判斷來做思考。就好比跌倒的時候，首要做的事情是先做一點急救傷口處理。

例如遇到狀況時可以想出1-3種解決的方式，在解釋的時候跟需求方呈現因為使用了哪一種方式，所以能得到什麼好處以及解決問題。

因此任何的行動一定沒有最完美的方法，唯一只有最符合邏輯和資源運用的方式，讓專案順利的推進而不會呈現卡關狀態。

二、控制時間和金錢的成本

項目管理的核心就是要將任何資源給最大化，而之前文章裡面也一直跟大家分享，做項目管理最重要的事情就是『時間』和『金錢』這兩件事情。有多少金錢就代表有多少預算、時間就是金錢時間拖越久就代表更多預算投入可能。因此在執行項目過程就是一個結果論，要用最少的成本達到客戶的預期效益。所以每次會議中大致上我只會跟所有的與會者報告2件事情


1.目前進度，以及下階段完成的『時間』
2.整體的花費以及預算是否合理


站在客戶及老闆角度思考，他們關注以及思考的事情就是：

“ 是否要再投入更多的時間和金錢去執行這項目？”

所以有時候項目管理也像在玩有時間限制的RPG，若沒有準時破關就會Game Over 。雖然現實不會有Game Over 情形產生，但卻會嚴重的影響自己績效以及公司成本。

三、掌握不確定性風險

要掌握不確定性風險就必須學著如何去避險。我這邊很喜歡將每一個任務列出一份清單，然後一直列到任務完成的時候。同時這過程或中就能幫助我產生兩種結果協助我下判斷：

1.清單列到一半不知道下一步
2.列完所有該完成的事項

1.不知道下一步：

其實只要不知道下一步，就代表可能有些任務是團隊沒有理清楚或者是被忽略。所以也代表這些沒有溝通清楚的部份，就有可能在執行過程中連帶的發生風險。就好比屋頂破一個洞要在雨天之前將漏洞給填補好，避免下雨的時候漏水。此刻我就可以盡快將我的問題給提出來跟團隊所有的成員討論。

2.列完所有該完成的事項：

如果列完所有完成的事情就好比確認屋頂沒有破洞，於是接下來就必須轉而檢查房子有沒有其他的問題。這進一步檢查過程中，能幫助我進一步開始思考

“把事情做更好，或者再去挖掘其他潛在風險和問題”

最後，我就會將所有的事情再次拿出來跟團隊沙盤演練整個概況，將所有的風險降至到最低。同時也能在逐步確認過程中增加團隊以及執行的默契。

結語：

項目管理的工作，就好像在玩一個有好多關卡的遊戲，每個關卡都有不同的模式和大魔王要挑戰，也會跟不同的團隊一起奮戰。雖然常常會有很多壓力、決策判斷以及風險承擔，但這也是有趣的地方，可以不斷的去挑戰。雖然前輩常說做項目會面臨許多無力感，雖然不可否認，但同事著過程中也可以很快的就縱觀全局了解所有崗位並同時學習當一位領導者。也因為感觸良多，就有寫不完的題材可以拿出來跟大家分享XD。，若有其他想看的相關內容和題材也歡迎留言，樂意為大家撰寫。

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