項目管理在做啥？（五）哪些事情會議中不用提起

最近一些項目開始進入後期准备結案，於是乎就有開不完的會議，在一大堆大大小小的會議當中，我發現跟越高層級開會速度就越快，决策的速度幾乎是平均每半分鍾討論完一件事。你可能會懷疑這整個狀況會不會落入上禮拜我打過的文章：項目管理在做啥？项目专员的帕金森鸡毛蒜皮定律的陷阱？於是這裏在做個補充，會落入帕金森定律是在沒有任何準備才會發生這狀況。，於是有個基本常識，開會內容必須要先準備以及提前把重點給條列出來，尤其如果想要當一位優秀的項目管理專員就必須：

“清楚掌握整體項目的需求”

掌握需求就能夠掌握開會的節奏，能夠對會議中提出的問題快速給予解套和方案。掌握需求是做項目一個很重要、很基本的軟實力，若想知道更多關於做項目需具備那些軟實力可以參考我之前寫過的項目管理在做啥？做項目需要哪些軟實力。外加是項目管理者職位關係，進公司到現在一直被提醒甚至能明顯被要求在開會時要講究效率然後簡潔明瞭的回覆。不要覺得這是很基本人人都可以辦到，不然職場中就不會流傳一句老話

“會議是時間的黑洞”

在這篇文章裡面我想要用一個反向思考的方式，跟大家分享哪些事不用在會議中被放大討論，透過所提供的方法提升會議效率。若有興趣想知道如何更有效率來跟團隊溝通，可以再參考這篇項目管理在做啥？如何吃到翻譯年糕。去了解如何再提升整體的溝通效率。

進入正題：

一、不用說太多完成的事情

不用在會議中提到過去已經完成的事情，其實會議要討論的結果是依照一個未來的時間軸邏輯在進行。不用花太多時間去著墨過去事項，做什麼事情以及和部門產生那些合作火花等事情都是過去式。若按照一個未來式的邏輯去思考，要討論的事情因該是項目的下一步行動以及該如何把項目完成。因此這此這邊分享一個報告的個人小訣竅

“80%描述結論、20%解釋前因”

這樣做有兩個好處，第一個是想結論時就會順便將思緒整理好，不會一團混亂沒有邏輯。第二就是可以簡潔有力不會拖泥帶水，來避免將一大堆前因最後才講結果。因為我們不是學者所以會議不需要像學術研究一樣在討論，商業世界中結論才是一切，而過程取決於結果的好壞。

二、不用提好事

換個角度來想會議的本質是在解決問題，好事不用提因為好事沒有問題。真正有問題的都是一些臨時的狀況以及壞事，這些才是真正需要被放大討論的重點，好事不用刻意提出來邀功或者浪費時間。好的結果以及表揚是上層管理者的工作，而且好的領導著會取捨褒揚的長度和內容，也不會講太多。之前有參與過一個會議，大家也沒有報告太多問題，反而一直講自己的豐功偉業，而領導者拼命讚賞，整個會議下來就好像一場災難，大家彷彿是來進香的進香團，然後一起來被摸頭。總體就只有一個結論：

“浪費時間”

會議本身不該有太多上述的事情，應該是要簡潔有力。不用花太多時間去讚美，因為那些事情可以留在團建聚餐時候在說，換個方式給大家兩種選擇，一是參加這種像進香團的會議、二是回自己位置上看youtube和瀏覽網頁，相信沒事會選擇第二種，若再者如果今天手頭有很多重要的事情等待的處理呢？

三、不用討論太多細節

當問題已經有了解決方案以及方向，不用擔心要怎麼做以及整合，就大膽的提出下一步以後就開始行動。畢竟這些都是未來的事情，有很多未知數以及不確定性。所以不要花很多時間去討論細節，因該只要有個大綱就能夠行動，也就是只要討論出最小可行性方案（MVP：minimum viable project ）就行動。原因就在於，每一項專案執行的時候都會面臨許多問題和狀況必須即時的跟進和處理，而且每種處理辦法會再延伸更多的不同可能性。所以如果在還沒行動前就一直討論這些可能性，可能需要像馬拉松的會議才能完結，而且不一定來的有效率。這種瀑布式的處理方式，反倒不如像棒球戰術打帶跑的靈活。尤其是商品週期短，客戶需求變動大的狀況下，時間拖越長越不利企業的競爭力。所以只要有MVP就趕快行動，然後一邊行動在一邊思考如何去應變下一步的發展吧！

結論：

有效率的掌握開會的時間和節奏就是專業的表現，尤其是面對新客戶或者新團隊。而且不妨為每一次會議設下一個結束時間，例如20分鐘以後或者1小時。在這時間依照最有效率的方式結束整給會議，不僅會讓會議有意想不到加分效果，同時若能準時或提早結束會議，更會有一種讓人整體神清氣爽的快感。若有喜歡這系列文章或者有任何想知道跟多的內容，歡迎底下留言～