四種檢測方法，找出無意義的「偽」工作
是否有沒有這樣的經驗，忙了整天卻不知道在忙些什麼或者感覺目前手頭任務一點進展也沒有，毫無動靜的樣子。有時候我們會覺得自己的工作也好像有一個蟲洞再默默的吞噬掉時間。可能花一整天時間才處理完一件不重要的小事，或者經常被抱怨沒有效率，甚至工作一陣子後才發現，自己都在執行一些相同或者是浪費時間的事情。或許我們該開始去思考
“哪些工作才是真正的工作，而哪些工作是吞噬掉我們時間的「偽」工作”
如果仔細去觀察，會發現可能經常會有不停打開收件匣收信件的習慣、資料找到一半就忍不住瀏覽其他網頁然後半小時的時間就經過、任務執行老半天卻不知道整體計劃的核心關鍵是什麼、每次績效考核填寫的時後卻不知到要寫什麼、以及每一天工作8小時的時間都被許多事情給填滿，但是依然被歸類在沒有效率，績效考核不佳的名單內。到底是發生什麼事情？
以前我剛出社會第一份工作是當行銷助理，在那段時間我也經歷過這樣的階段，每天不斷的被指派任務經常忙的半死，但卻沒有得到主管的讚賞，反而每天不斷的被主管訓話，常常被罵做事情沒有效率，甚至會被詢問每天都在忙什麼？反而坐在對面的同事每天只有我一半的忙碌，卻可以經常得到好的績效以及主管的青睞。這個狀況一直持續了快半年多，直到離開了公司回頭去想時瞬間恍然大悟。
“我竟然沒有辦法為自己以前的工作下一段精彩的結論。也就代表以前那段時間根本不能算是在工作，美其名只是被一些雜事給包裝起來的「偽」任務”
也因為有了這樣的經歷和反省以後，也讓我開始去做一些避免再落入瞎忙的嘗試，這幾年不斷的嘗試後，我這邊提供共四個，兩個對自己、兩個對團隊的評估方法分享給大家。透過四個簡單的自問自答，來去評估出目前自己手頭的工作哪些是重要的工作，哪些是在吃掉自己時間的「偽」工作。
一、一句話闡述工作的職務
第一個內部檢視方法是用一句話來闡述目前自己手頭的工作，這方法是從我大學修過一堂關於電影的通識課上學來，教授會要求我們用一句話簡潔去詮釋課堂上放映的電影。就好像影評Youtuber古啊莫常常會使用：「今天要來講一個關於...的故事.....」當做開頭一樣。或是像像上禮拜我寫的項目管理在做啥？哪些事情會議中不用提起。裡面提到為每次會議下結論一的概念是雷同的 。同理也能用這樣的方式來去理清目前的職位以及工作內容。比如說我目前項目專員職位的工作就是：「流程的跟進以及流程的梳理」，或是像我之前另一篇文章：項目管理在做啥？項目專員的帕金森雞毛蒜皮定律。裡面提到的辦公室搬遷，我的任務就是：「統整並分派所有搬遷行政作業進度」，我會用一句話來協助自己理清目前的工作。而這樣的好處是：“可以幫助我去了解我真正需要聚焦在哪些任務上，而不是全盤接受最後卻失焦在眾多的任務當中”
所以在接到任務的當下，可以先自己問目前的職位和工作內容如何使用一句話來解釋清楚呢？若連自己都無法清楚的知道，就有可能是
1.對自己的任務還不夠全盤了解
2.可能這就是一件在吃掉自己時間的偽工作
二、檢視工作是否符合自己的闡述
呼應上一個觀點，我們可以透過檢視自己的工作內容是否符合自己的工作來做二次的確認，依照上述的辦公室搬遷的例子，如果我的工作內容是「統整並分派所有搬遷行政作業進度」，就代表我必須當一個統整進度跟進的角色，所以就必須專心在符合預算和時間成本掌控下和風險控管這些事情上面。相對的窗口聯繫、細節的執行 就不是我必須執行的部分，只要不符合我工作的內容，都不太需要花太多心思在上面，而且我也能透過這方法“去雙重的確認哪些任務是我必須去執行而哪些不用，再做出優先順序的排列”
有時候，因為沒有認真去理清工作的本質，而造成我們花很多時間去執行跟任務不相干的事情，甚至重要性不高卻花時間的任務，而這樣本末倒置的情況就會導致時間不夠用，或者因為無法掌握一些風險變數導致心理壓力很大，所以透過再次確認自己工作內容是否符合自己的職位，然後幫助我們可以更加專注在重要的任務上不被打擾。也能夠避免落入帕金森的瑣事定律陷阱。
三、評估完工作完成後對整體目標的影響力
要如何在團隊裡面發揮影響力？就要要事第一，要一直能去判斷哪些事情是「偽」任務而哪些事重要的任務，然後將重要的事情擺在優先處理的位置，而我會使用列清單的方式，然後試想下一步行動直到完成的時候。“透過列出全部行動的代辦清單，可以讓我用比較全面的角度來去審視我目前哪些工作是哪些任務是比較不重要甚至是能剔除掉的「偽」工作，並讓我專注在真正重要的任務上，並在團隊中發揮更多影響力。”
透過清單評估以後，我會再將自己的清單以及後續行動跟團隊分享，讓整個團隊一起評估目前我所列出的清單和行動是否跟自己一樣被認為是重要的事。這方法也避免我會花很多時間最後卻對團隊一點貢獻也沒有的狀況發生，讓自己可以避免落入沒有意義的「偽」工作迴圈中。
不斷的去理清和整理出哪些是對自己以及團隊重要的事情，並能夠將重點放在重要的事情而不是哪些會吞噬掉我們時間不重要的瑣事。
四、任務或團隊是否沒有明確目標
沒有明確目標的團隊很容易導致不清楚自己要做什麼？並且會容易產生很多疑問比如：「目前做的事情真的是重要的嗎？」、「會不會做白工？」的問題，甚至很容易越做越沒有成就感就會容易變得提不起勁來。如果現在手頭有些任務是自己還不明確要幫助團隊達到什麼目標，甚至自己也無法用一句簡單的話來描述出現在的工作重點的話，就務必將任務停止下來，找個時間去好好跟團隊領導討論，問個清楚目前的團隊目標。“沒有明確的團隊以及任務目標，等同於我們開著車卻不知到方向何在，就只會越開越耗油。而這樣的「偽」工作，長期下來就會導致時間的浪費”
因此有了團隊目標就不會產生重工和資源浪費的問題，同時也不會花了很多時間來執行任務卻一直像無頭蒼蠅般的前進，而導致時間就這樣流逝掉。
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