時間力（八）遇到重要事情必須等待時的五個應變方法

之前我在時間力（四）丟掉過時的時間管理一次就只專注在一件事情就有提過，能夠快速的清空任務達到專注的狀態就是一次就只專注在一件事情上面。

但是在實際的執行過程中，會發現其實有時後會因為其他的因素，而造成任務的中斷或者分心。舉個例子，工作上有些必須要簽核才能繼續下一步的文件，就在這等待的過程中任務就會被迫先暫緩，而無法繼續前進。

若是只專注在一件事情上面暫緩的時間一拉長，就可能造成任務或者整個流程大延遲。也因此有時候除了一些瑣碎的事情之外，重要的事情的暫緩或者延遲也會造成任務的拖延。

因此就會發現Limited workin process 最好的狀態並不是一次就只進行一件任務，但除了這件事情之外，還有就是必須要在重要的任務暫緩的同時，還能夠有其他可以啟動的任務去執行，避免掉所有的事情全部都處於等待無作為的狀態。

（延伸閱讀：項目管理在做啥？（三）黎特爾法則）

（延伸閱讀：筆記術（三）如何讓筆記變成具體的行動）

也這一篇文章就要來跟大家分享我自己如何透過一些方法，來避免掉這樣的狀況

一、睡前或者是起床的時候就制定好行程

我會在睡覺前或者隔天早上起床的時候就將清單給完成，而不是中午或者工作告一段落的期間採取整理我的思緒。

若是可以在行動之前就把任務先制定好，就能夠更加專注在任務的執行上面，而不會一直中途還要停下來去想自己下一步要做什麼。

最重要的是讓我們在執行任務的過程中，可以進入一個心無旁騖如止水的狀態，就好像有時候我們會做著一件事情就會忘記時間或者發覺身邊有人的狀態。這樣的狀態就好比進入了ZONE的狀態，越少的干擾，越能夠專注的進入狀態不被中斷。

二、、制定好最重要的三件事情

我每天都會使用1、3、5清單來列出一件最重要、三件次重要、五件比較零碎的任務。

可能會有疑問說1+3+5等於9為什麼會是三件事情呢？

我制定任務的時候都會把3件次事情先空下一件任務不填寫，目的就在於可以保留著我一點緩衝的空間，其餘的5件任務就是一些瑣碎比較不重要緊急的任務。

這樣的意思代表是，我一次最多可以專注在4件事情，也就是4件事情已經是我的極限，避免掉我的效率會因為太多的事情而減少，我就會故意只決定三件我要做的事情，然後最多就只能在穿插一件緊急又重要的事情。所以制定好三件最重要的事情就是能夠幫我在小於四件事情的狀況下可以更加的專注，但同時最多可以在穿插一個任務的狀態下，還可以確保我的效率不會因此下降。

三、先專注最重要的事情

不管如何就先完成最重要的任務，把三件重要的任務再做一個權重的排序，或者是可以打分數，最後重要的事情就給最高分，然後就先挑最重要的事情去做。

過程中就不論如何就專注在最重要的事情上面，完成了再繼續往下一個任務去完成。同時如果遇到任務因為其他狀況而暫緩的狀態下，也可以在暫緩的過程中先完成第二重要的事情，也就確保這過程中，不會應為等待就降低完成其他事情的效率。讓每一件自己認為重要的事情可以順利的推進。

四、讓其他瑣事給你讓路

任務越少就越容易管理。當我們只關注在投入越多時間能夠獲得越多成效的事情上面，自然而然就會顯得更有效率。

所以為了能夠保持越少任務的狀態下，就必須確保可以讓瑣事越少，或者不打擾我們進行重要的任務（也就是為我們讓路的狀態）。

因此其他的瑣碎的事情，就可以安排在其他比較零散的時間去完成，或者是去執行，甚至我們也有權利說不拒絕他們的干擾。（延伸閱讀：從五個零碎片段再度找回時間的主導權）

這裡分享一個小故事，要如何一顆石頭雕刻出像一頭大象，最快的方式就是把最不像大象的地方給去除掉就好，概念雖然很簡單，但是實際執行起來很難，但是不用擔心，執行的難度會隨著我們的經驗而減少。

五、WBS小任務

我們應該放棄去執行一件大的任務，而是去擁抱將一件的任務拆解成更多的小任務去執行。而小任務的時間可以是15分鐘、20分鐘、30分鐘等這些短暫的時間。

這樣感覺起來就會好很多，當一件任務被拆解成許多的小任務此時就可以更加的靈活去運用每一個可以利用的小時間。同時這樣的過程中，只要一啟動了就會停不下來，一直不斷的運作知道完成為止，為了就是防止現在這一刻持續的拖拖拉拉。

"想起一位前輩曾經說過的話：『拆解任務、得永生』"

結語：

希望這篇升級版的文章，可以幫助大家以後在執行任務的時候可以更加的有效率更加的順手並且可以每天或者時時刻刻都能夠去做自己認為最重要，最有意義的事情，並朝著夢想的實現道路前進。

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