先生蕭星球

最近展開兩個新副本，開始寫筆記術、時間力這兩個主題，也就相對把項目管理這主題的比重給分攤掉。也因為要寫的主題多了兩個，反而要收集的事情、消化的資訊變多。也同時不斷提醒自己要把握項目管理兩個很重要的基礎， 「訊息的掌握」 及 「有效的傳遞」 。 經常立完項目緊接著WBS工作拆解分配後，剩下就是必須透過項目管理者去「跟進」讓項目可以順利的結案。而這過程「訊息的掌握」、「有效的傳遞」就是讓項目得以順利「跟進」重要的要素。 「訊息的掌握」： 對於做項目掌握越多跟項目有關的訊息，對項目了解就會越清晰。重要性自然就不言而諭。因為上下級雙方之間的訊息不對稱，是容易導致項目跟進的阻礙、及訊息的誤差而導致重工，為了防止這些事情發生，就必須要去掌握項目的訊息。 「有效的傳遞」： 另一項經常被忽略的事情就是有效的傳遞、避免無效率的溝通。我曾在 項目管理在做啥？（五）哪些事情會議中不用提起 ，裡面就有提到該如何將說出口的話能夠清楚明瞭、被知道、並且轉化成行動，才算是有效率的傳遞， 若是訊息只是口頭上的告知，卻沒有任何行動，等同於只是做白工，而喪失溝通的意義。 同時也因為「訊息的掌握」、「有效的傳遞」才能夠不斷的減少溝通、執行的成本，並將這些節省下來的時間，再投入到後續的項目的修正、及最後衝刺。讓整個項目推進的過程中，能夠保持最高效率並同時把事情給完成。 一、溝通是而額外的事情嗎？ 做項目最重要的一個能力就是溝通，必須要透過不斷的溝通才能獲取更多的「情報」。 「情報」： 就是指跟整個項目有關聯的訊息。當能夠掌握的信息量越多，就代表能夠去找尋以及分配的資源越多。 如果今天身為一位項目的跟進、負責人，難免不了的事情就是頻繁、大量的溝通，因此溝通這件事情是必然，不會是額外的事情。所以下一步要繼續思考的事情就是： “該如何有效率的進行溝通？” 這過程中最有效率的作法就是找出有 「利害關係團隊」 以及 「關鍵人物」 ，好比「一串肉粽」找到最有影響力及決策力的人物不僅可以節省時間，同時也好比抓住肉粽的繩頭，就可以一次連動拉起一大串肉粽。不僅節省時間、也節省效率。例如需要做決策的問題就可以直接找部門主管溝通、或行上問題請教就可以找比較資深人員、而不必花在很多時間打聽或者揣測別人的想法，直接找到對的切入點、迅速解...

Evernote是我生活和工作上一個非常重要的工具，我在 筆記術（一）為什麼我使用Evernote電子筆記來取代傳統筆記本 文章就有提到，我是如何將我的生活和工作導入到這個電子筆記軟體中。 而目前Evernote大部分被我運用的地方有： 行動清單安排  Project執行 靈感的紀錄 想知道如何安排行動清單可以參考 筆記術（三）如何讓筆記變成具體行動 ，而Side Project 則可以參考 時間力（四）建立屬於自己Side Project時間 。 對我而言，生活和工作上這些事情就好比項目， 每一個新工作新生活計畫都是一個新項目的展開 。而這些項目的紀錄以及跟進我都會使用Evernote來當作一個資訊收集站。 一般剛開始使用Evernote，我都會建議只要純粹增加記事就好，原因是因為Evernote本身就擁有強大的搜尋功能，所以在記事還沒有很多的狀況下，只要善用搜尋功能就能夠達到很高的效率提升，並且分擔工作和腦袋的容量（可以參考： 筆記術（二）清空自己大腦的筆記法 ） 當使用一段期間然後筆記越來越多的時候，就會面臨到的一個問題。 要如何去整理我的Evernote？ 在開始介紹之前，先簡單介紹Evernote筆記本的分層概念，就好比是一個三層櫃，也就是最多就只有三個層級的堆疊，也就是 「記事」 、 「記事本」、「記事本群組」 ，而每個堆疊介紹如下： 紀事：新增的每篇記事 記事本：多篇記事組成的群組 記事本群組：多個記事本組成的堆疊 而在經過將近快要3年的使用，試過許多方法後，我自己最後使用了一套簡單的方式來做分類整理，也就是今天文章要跟大家介紹的方法。 一、設立收集箱 我會設立一個記事本群組叫做收集箱，收集箱會拿來當作靈感收集、彙整的一個收集站。 收集箱最主要是在接受資訊的當下，我可以快速 「捕捉」 住我的點子、同時 「釐清」 這些資訊以後能在進一步的去進行分類。 「捕捉」： 是指當下所有尚未加工以及整理的資訊，在接受資訊的當下就立刻紀錄下來的筆記資訊。 「釐清」： 在進入資訊整理成行動提示前，我可以進行更進一步的分類以及了解目前資訊的屬性，以及重要性。 通常我會將在收集箱裡面建立紀事的時...

最近有人詢問，為什麼我做PM甚至忙碌時996（早九晚九每週六日）的日子下，還是能夠定時規律的發表文章呢？甚至平常下班除了寫文章這一項Side Project 以外，我還有健身以及閱讀這些side project要做，實際評估下來時間真的夠用嗎？ 我認為能保持同時進行許多SideProject最主要的原因，除了自己是做項目管理經常需要同時處理許多項目以外，另外一方面就是我會去安排自己Side Project 不被打擾中斷的時間 不被打擾時間： 並不是與世隔絕或者是找一個完全沒有人打擾的地方。是指，每一天我為自己保留的一段可以專注做某件事情的時間，換句話來說就是規律。 我每天大約都會安排2～3個小時，來分配給自己想要做的Side Project ，例如運動、寫文章、閱讀。其實認真說起來2～3小時不長也不短，比如說我每天12點睡覺，可能我只要9點開始去做這些事情，就可以。 當然正常情況下，我不可能一口氣專注在做這一些Side Project ，中途可能還會吃飯、洗澡、看看youtube或者是耍廢一下。所以會利用一些簡單分配的方式，比如： 閱讀我可分成2部分，每次半小時穿插在其他時間 文章的撰寫我也可以分成2-3部分來做平均分配 其實這樣的概念就如同我之前 從五個零碎片段中再度找回工作的主導權 文章中，所利用的方式。我只是將一些時間安排在我想做的事情上面，但同時沒有硬性規定自己什麼時間要做什麼事情，只要我評估這段時間能夠做我想做的事情，就可以立刻利用30分鐘到1小時的時間馬上去執行。 而今天這篇文章就要來跟大家分享方法來建立安排能夠執行Side project的時間 一、找出每天沒有被利用的時間： 一般來說，展開一個Side Project第一件事情可能會想到找出可以獨處的時間，可是如同上面所提到，找出能夠獨處的時間很少可能也沒有，甚至有時候也無法把所有的Side Project全部放在這段時間，因為可能會不夠用。所以換個角度去思考： “可能我們需要的並不是獨處做某件事情的時間，而是可以專注做的Side Project 的時間” 所以只要找出每天能夠利用的時間專注處理Side Project就可以，例如說：晚餐以後到洗澡前可能有1小時、洗澡後到睡覺以前、每天起床上班...

筆記之於我像是第二顆腦袋，能夠幫我清空大腦，同時能引導我工作上的行動。關於如何透過筆記軟體來清空大腦可以參考： 筆記術（二）-清空自己大腦的筆記法這篇文章 。而今天這篇文章要跟大家分享如何透過Evernote電子筆記本來引導我行動完成任務的工具。 有沒有相關的經驗，就是每次會將一些主管交代或者開會事項寫在筆記本上面來當作行動的提醒和記憶，之後會在重新整理條列成一份行動清單。 剛開始我使用的筆記法也是將散亂的內容整理成條狀的清單，當作行動的提示，可是這樣的方法經常導致： 行動清單累積的事項越來越多 花很多時間整理清單 在龐大的任務中找不出行動重點 這些事情發生，為什麼會發生這些事情？我認為會造成這樣的事情產生原因就在於： “沒有一個跟 具體 的行動 提示 ” 『具體』：在這裡指的是明確的內容，比如今天目標是：「要寫部落格文章」這樣的方式就非常的不明確。明確的表達方式會是： 我今天文章要寫500字 我今天要先寫大綱 文章寫半個小時 像上面舉例一樣，越詳細、越明確更知道要執行的行動內容是什麼。只要行動內容越明確，就能讓行動力增加，也不會導致因為不知道要做什麼事情而最後想很久什麼也沒做這樣的事情發生。 『提示』：提示也是我經常在項目管理在做啥？一系列的文章中提到的「下一步行動」。依照上面的例子，當我寫完文章之後的下一步行動可能是： 檢查錯字 內文排版 部落格發布 臉書介紹文字撰寫 同時下一步行動制定的方式，也就是依照「 這一件事情完成 」的狀態，不斷的排列下去，知道自己的行動提示到完成這一件事情為止。下一步行動的制定可以參考： 項目管理在做啥？項目管理者工作安排的四個準則 。 同時下面也跟大家介紹我是透過下面步驟來增加任務執行力和行動力： 一、1、3、5工作清單 我在： 項目管理在做啥？黎特爾法則 ，有提到 過工作流程限制（ Limited Work In Process ） ，就如同清單的設立。清單中100個代辦事項比起9個代辦事項，兩者差異會很明顯的感覺到，9個代辦事項清單： “能夠更加專注在任務本身，而不會被太多的代辦事項給分散行動提示” 1、3、5同時代表著： 一件最重要的事情 三件次要的事情 ...

以前為了怎加效率我也會嚐試多工的型態，比如邊走路邊回覆訊息、邊吃飯邊打報告文件、或者是講電話時填寫郵件。目的不外乎想要利用瑣碎時間，多塞入一些工作來增加生產力。結果長期觀察下來，似乎只是越做越慌亂，工作節奏被打亂，一點生產力也沒有。 於是我開始反思及檢討，最後決定回到最初始的方式： “一次就把一件事情單純的處理好” 當下處理很多事情或一大堆事情全部都擠在一起，反而無法冷靜下來把事情做好。可能處理A任務同時著手進行B任務，當下腦袋就無法好好判斷該 『專注』 在那一件事情上。因為無法專注，所以處理事情質量就會下降，到頭來處於一個分心的狀態。 再加上資訊爆炸、媒體使用形式轉變，有很多事情都會試圖奪走我們注意力，導致越來越容易分心。傳統時間管理強調將當下時間利用給最大化，不浪費每一個可以利用的時間，可是傳統的方式已經不適用於現在，或者是說我們目前的某些文明病就完全的體現出這種變相的傳統時間管理，比如一邊吃飯滑手機、經常工作到一半瀏覽網頁或社交軟體、一邊工作一邊回覆手機訊息。 而這些事情導致我們現在經常的分心，注意力不足。所以當下就只要專注一件事情就好，不被打擾全心專注在事情上面，就好像棒球比賽的投手全神貫注在打擊者和上壘者身上。 而同時專注在一件事情上面也讓我學習到， “只要全神貫注在某件事情上，生產力自然就會提升有高效率的表現，也增加時間運用的質量” 而今天這篇文章就跟大家介紹4個方法，來引導做到一次只做一件事情的境界。 一、找出想做的事 『想做』的事情，就是只發自內心 第一順位的事情 ，也是日常和工作當中長遠的計畫以及職涯規劃想要完成的事情。 當自己發自內心想要去做的時候，就會自發性的去完成，就算沒有人提醒也會自動的想要把事情心無旁騖的完成，也同時因為有想要完成這件事情的慾望，就會在時間的安排上儘量的排除其他認為次要或者比較不想做的事情。 所以有可一個明確真正想做的事情，腦袋和行為就會自然而然的把我們引導到只專注在一件事情的狀況上。 二、真的必須去做而不是單純想要做 找出想做的事情以後，就有可能遇到這樣的狀況，我同時想要看書卻也想跟朋友出去玩，兩者都是想做的事情，那該如何去分辨以及區別呢？我認為釐清這之間的選擇從屬關係就是去判斷 “事...

做好時間管理一個首要法則就是： 「Do the  right thing right . 」 就是要做對的事情，是我這系列時間力文章裡面不斷提到的核心概念。「對的事情」簡單來說就是要事第一， 要做對的事情，就必須要有所選擇、篩選的條件以及準則 ，把容易導致拖延或者是影響任務推進的阻礙給去除。這樣我們才能專注在我們認為重要並且想要做的事情上面。 我很喜歡使用這個比喻，假如同時有100件事情等待著處理，不可能沒有經過篩選就一窩蜂栽進去一件一件處理，甚至換個角度去想： 難道沒有刪除的選項嗎，或者是拒絕的可能嗎？ 『刪除』和『拒絕』的意思，並不是去除所有的事情， 而是評估手頭工作優先順序後所做的取捨，將阻礙重要、對的事情的任務給去刪除或者提前拒絕，避免我們的工作節奏被擾亂。 我們有太多想要做的事情，卻經常會有種時間不夠用的經驗發生。但其實那都只是一種的錯覺，因為大部分我們都不會意識到自己所做的事情或者時間分配，所以必須透過一些基準在安排任務前先進行評估，然後將阻礙我們的事情說『不』！下面提供3個必須說不的情況： 一、臨時的邀約或者局 問要不要去飯局、或者休閒娛樂的邀請。這種經常臨時的邀約很容易打亂行程，也可能參與就是半天或整天，這種臨時的邀約我通常都當下就會統一先回覆： 「我核對一下自己的行事曆再回覆。」 這樣的回覆並不是顯示自己很忙，而是代表重視自己的時間。因為重視和審視自己的時間，所以才不會輕易的就答應別人或者是隨意安排，而且這樣做也有兩個好處 1.行程不會被打亂 有些年度計畫以及任務，事實上是需要長期的執行以及分配，相對會被安排在自己每週或或者每月的某段時間內被執行以及安排，所以退去臨時的邀約是能夠確保這些重要的任務可以不被更改。 2.有充裕的時間可以留給重要的事情 少了臨時的邀約，通常就可以確保留給自己的時間。就可以有更多的時間專注在重要的事情上，並增加時間分配的質量，讓重要的事情可以有更多調整和檢視的環節加入。 二、零碎時間卻沒有規劃 大部分我們會擁有很多零碎的時間，但千萬不要沒有規劃安排。我在： 從五個零碎片段中再度找回工作主導權 文章裡面有提到，其實零碎的時間利用起來也是可以積少成多，假如一天能利用3個20...

對項目管理來說時間軸永遠是三方進行，昨日任務衝刺、今日行動策略擬定、明日的工作分配都是很重要的注意環節。也因項目管理者不參與執行只跟進整個流程。就好比軍師一樣，不會投入在戰場的最前線，而是在幕後進行著戰略的制定、沙盤的推演。 “也因此流程的跟進不單單是『執行』，還需包含『預期風險』以及『行動擬定』。” 『預期風險』：是指風險的規避，透過以往經驗及錯誤的教訓而得出的經驗總結，在未來遇到類似的情形能夠利用經驗法則早一步做出避險的規劃。如果對風險規避想了解更多，相關內容可以參考： 項目管理在做啥？佛係項目管理入門指南 。 『行動擬定』：是未來策略及行動方針的擬定，這個是在我的文章裡面經常提到的『 下一步行動 』的概念，也就是把計畫的每一步列出來，讓整個行動是有方向，而並非沒有章法節奏。 所以從『預期風險』、『行動擬定』這兩個行動就可以看出，項目管理就不單純的只是當下的任務執行，其實真正項目管理的勝敗關鍵，就在於工作安排，如何不僅僅顧及每個當下的任務執行，還必須有未來行動的擬定安排。 一、將願景轉換成行動 客戶及需求方因為不是實際流程跟進角色，提出需求或者是願景的時候，通常都還只是處在於一個模糊不明確的階段。因此當客戶提出業績要在本季提升30%的時候，身為一個項目管理者，我們就必須要有一個問題意識： “需要使用什麼行動來達到呢？” 行動方法有：透過增加用戶、透過廣告、透過實體活動等....但首要的工作就是將需要達成目標，將目標轉換成具體的執行方案。 我認為這是一個非常重要的檢視流程，因為項目管理者必需 明確的了解需求 才進行下一步的行動。用經濟學的角度來說明： “必須要有需求才會有供給。” 當需求了解越明確，後續的行動就能夠進行的越順利。 二、了解每個行動背後的原因 了解每個行動背後的原因，可以了解每一個行動需要投入的資源以及流程，同時做項目管理通常會面臨許多不擅長的領域以及跨部門合作，所以了解每件事情背後的意義最大的好處就在於，項目跟進時遇到不確定的事情或者情況時： “能夠透過基本邏輯及前後因果來做出合理判斷。” 這概念就好比每位廚師了解食材的特性後，才有辦法進一步在料理上做更多的調配以及變化。如同項目推進的過程中，事情都會有不停的...